Gắn hộp thư có sẵn
Webmail > Quản lý tài khoản > Thêm tài khoản. Bấm Tự động dò để điền IMAP/SMTP cho Gmail, Outlook, Yahoo, Zoho; nhà cung cấp khác nhập tay. Loại tài khoản: Cá nhân hoặc Dùng chung.
Webmail
Cả đội cùng xử lý email công ty, không sót thư khách
hOne kết nối với hộp thư công ty bạn đang dùng (Gmail, Outlook, Zoho, mail riêng...). Bạn xử lý thư cùng khách hàng, ticket và công việc ở một nơi.
Vấn đề
Email nằm rải rác, không ai biết khách đã được trả lời chưa
Thư khách gửi vào hộp thư cá nhân của từng người. Nhân viên nghỉ việc là mất lịch sử, sếp không biết ai đã trả lời, và mỗi thư lại phải copy tay sang CRM.
- Hộp thư info@ hoặc sales@ nhiều người cùng đọc nhưng không rõ ai xử lý.
- Gửi báo giá xong không biết khách đã mở thư hay chưa.
- Thư lừa đảo giả danh đối tác lọt vào hộp thư mà không có cảnh báo.
Giải pháp
Một hộp thư thống nhất, gắn với dữ liệu khách hàng
hOne đồng bộ thư từ máy chủ IMAP của bạn và gửi thư qua SMTP của bạn. Hộp thư có thể là cá nhân hoặc dùng chung, hiện luôn trong Chat, chuyển thành ticket hoặc được AI phân tích để nhận diện khách tiềm năng.
Tính năng chính
Hộp thư gộp, bộ lọc nhanh
Xem từng hộp thư hoặc "Tất cả hộp thư". Lọc Chưa đọc, Đánh dấu, Có đính kèm; thư cùng chủ đề gộp thành một cuộc hội thoại.
Quy tắc tự động
Điều kiện theo Từ, Đến, Tiêu đề, Nội dung, Có đính kèm. Hành động: di chuyển, chuyển tiếp, gắn cờ, thêm nhãn, xóa...
Soạn thư, hẹn giờ gửi
Nhiều danh tính gửi, chữ ký riêng, đính kèm từ máy hoặc từ Tài liệu, hẹn giờ gửi và nút Hủy ngay sau khi bấm Gửi.
Theo dõi lượt mở
Bật "Theo dõi email" khi gửi để thấy thư Đã mở bao nhiêu lần hay Chưa mở. Có thêm xác nhận đã đọc (MDN) và thông báo đã gửi (DSN) nếu máy chủ nhận hỗ trợ.
Cảnh báo giả mạo, ký số
Mỗi thư hiện kết quả xác thực và mức rủi ro giả mạo. Tải chứng chỉ S/MIME (PFX hoặc PEM) để ký thư gửi đi và kiểm tra chữ ký thư nhận.
Phân tích email bằng AI
AI tóm tắt thư hoặc cả cuộc hội thoại, nhận ra ý định (mua hàng, hỗ trợ, khiếu nại), điểm lead, thông tin liên hệ và gợi ý việc cần làm.
Nối sang Chat và Ticket
Bật "Hiện trong Chat" để mỗi luồng thư thành một hội thoại. Từ một thư, bấm Chuyển thành ticket để giao người xử lý.
Cách hoạt động
Thêm hộp thư
Nhập địa chỉ email, mật khẩu; hOne tự dò IMAP/SMTP. Bấm Lưu và test kết nối.
Đồng bộ
hOne đồng bộ thư tự động theo khoảng thời gian và số ngày bạn chọn.
Xử lý thư
Trả lời, chuyển tiếp, gắn thẻ, hoãn thư (snooze), chuyển thành ticket hoặc mở bảng Phân tích CRM.
Tự động hóa
Tạo quy tắc phân loại thư, bật trả lời tự động khi nghỉ phép, thêm chữ ký.
Ví dụ thực tế
Hộp thư sales@ dùng chung của Công ty ABC
Công ty ABC gắn hộp thư sales@congtyabc.vn làm hộp thư dùng chung cho cả đội bán hàng.
- KháchGửi thư hỏi báo giá 200 bộ đồng phục vào sales@congtyabc.vn.
- hOneĐồng bộ thư về, quy tắc "Từ domain khách VIP" gắn cờ thư. Thư hiện trong hộp thư gộp.
- Chị LanMở thư, xem Phân tích AI: ý định "Mua hàng", số lượng 200, rồi trả lời kèm file báo giá lấy từ Tài liệu.
- hOneGửi có bật theo dõi. Thư hiện "Đã mở 2 lần", chị Lan hoãn thư đến sáng mai để nhắc gọi lại.
- Anh MinhThấy thư cùng cuộc hội thoại, nhận biết chị Lan đã trả lời nên không trả lời trùng.
Kết nối với các phân hệ khác
Ticket hỗ trợTừ một thư, bấm Chuyển thành ticket để giao người xử lý, SLA và báo cáo.Chat đa kênhBật "Hiện trong Chat" để thư của hộp thư xuất hiện cùng các kênh Zalo, Messenger trong hộp thư Chat.Khách hàngBảng Phân tích CRM nhận diện thông tin liên hệ và công ty từ nội dung thư.Trợ lý AI & Kiến thứcPhân tích thư bằng AI dùng chung cấu hình AI của hOne.Lịch & đặt hẹnThư mời họp (.ics) có nút thêm vào lịch, và có thể tạo lời mời họp ngay khi soạn thư.
Câu hỏi thường gặp
hOne có cấp hộp thư email cho tôi không?
hOne kết nối với hộp thư bạn đã có (Gmail, Outlook, Zoho, mail hosting riêng...). Hộp thư vẫn ở nhà cung cấp của bạn, hOne đọc và gửi thư qua IMAP/SMTP.
Gmail hoặc Outlook có dùng được không?
Có cấu hình sẵn cho Gmail, Outlook/Office 365, Yahoo và Zoho. Bạn đăng nhập bằng thông tin IMAP/SMTP; nếu nhà cung cấp yêu cầu thì dùng mật khẩu ứng dụng.
Có dùng chung một hộp thư cho nhiều người được không?
Có. Chọn loại tài khoản Dùng chung. Chữ ký cũng chia sẻ được để thành viên khác dùng lại.
Tôi chuyển thư cũ từ nơi khác sang được không?
Được, bằng trang Nhập/Xuất email: nhập hàng loạt file .eml vào thư mục chọn trước. Có thể xuất thư ra .eml hoặc PDF từ danh sách thư.
Số lượt mở thư có chính xác không?
Đây là chỉ số tham khảo: một số khách chặn ảnh hoặc ứng dụng thư tải ảnh trước nên lượt mở có thể lệch.
Dùng Webmail trên điện thoại thế nào?
Mở Webmail bằng trình duyệt điện thoại, hoặc bật "Hiện trong Chat" để trả lời thư ngay trong hộp thư Chat.