Kết nối máy chủ AutoSign
Trang Cấu hình ký số nhập địa chỉ máy chủ và API Token, bật Kích hoạt, rồi Kiểm tra kết nối để xem phiên bản và trạng thái.
Tài chính · Ký số
Ký số hợp đồng ngay tại nơi tài liệu nằm
hOne kết nối máy chủ AutoSign PDF của bạn để ký số file PDF trực tiếp từ hợp đồng, đơn hàng, báo giá, tài liệu hoặc công việc. Người có quyền ký thì ký ngay, người chưa có quyền thì trình ký cho người có thẩm quyền. Mọi lần ký có nhật ký.
Vấn đề
Ký số tách khỏi nơi tài liệu nằm
Giám đốc giữ chứng thư số. Mỗi lần ký, nhân viên tải PDF, gửi cho giám đốc, chờ ký, rồi gửi ngược lại và đính kèm vào hợp đồng.
- File ký đi qua email, Zalo hoặc USB, khó biết bản nào là bản cuối.
- Không có lịch sử ai yêu cầu, ai ký, ký lúc nào.
- Chứng thư số chỉ một vài người dùng được nhưng ai cũng cần gửi trình ký.
Giải pháp
Ký từ chính hợp đồng hoặc tài liệu, có phân quyền và nhật ký
Quản trị viên khai báo máy chủ AutoSign và các Profile ký, quy định ai được ký, ai được xem. Nhân viên bấm Ký số tại tài liệu; hOne tải file lên máy chủ ký, chờ kết quả rồi lưu bản đã ký.
Tính năng chính
Profile ký số
Mỗi profile có tên (ví dụ Ký Giám đốc, Ký Kế toán) và chọn chữ ký từ danh sách trên máy chủ; có thể đặt mặc định. Một công ty dùng được nhiều chữ ký khác nhau.
Quyền ký và quyền xem
Mỗi profile có Quyền ký (ai ký trực tiếp) và Quyền xem (ai thấy profile khi trình ký). Mỗi quyền chọn Tất cả, Người dùng chọn hoặc Vai trò chọn.
Ký từ nhiều nơi
Nút ký số có trong Tài liệu, Hợp đồng, Đơn hàng, Báo giá và Công việc. Hộp thoại chạy 3 bước Chuẩn bị, Tải lên, Hoàn thành. Hỗ trợ file PDF.
Trình ký
Không có quyền ký thì bấm Trình ký: chọn người ký, độ ưu tiên Bình thường hoặc Khẩn cấp, hạn ký và ghi chú.
Tài liệu ký số và nhật ký
Trang Tài liệu ký số liệt kê file, người yêu cầu, người ký, trạng thái. Bạn xem trước, tải bản đã ký, ký lại khi thất bại hoặc thêm vào Tài liệu; Lịch sử hoạt động ghi từng bước.
Giao diện thực tế
Cách hoạt động
Kết nối máy chủ AutoSign
Quản trị viên nhập địa chỉ máy chủ và API Token, bấm Kiểm tra kết nối.
Tạo profile và phân quyền
Tạo Profile ký, chọn chứng thư trên máy chủ, đặt ai được ký và ai được xem.
Ký hoặc trình ký
Mở hợp đồng, đơn hàng, báo giá hoặc tài liệu PDF, bấm Ký số hoặc Trình ký.
Nhận bản đã ký
Bản đã ký xuất hiện trong Tài liệu ký số, tải về hoặc thêm vào kho Tài liệu; xem Lịch sử hoạt động khi cần.
Ví dụ thực tế
Ký hợp đồng cung cấp cho Công ty ABC
Hợp đồng PDF đã được duyệt nội dung, chờ giám đốc ký số trước khi gửi khách.
- Chị LanLà nhân viên pháp chế, chị không có quyền ký, mở hợp đồng và bấm Trình ký.
- Chị LanChọn anh Minh làm người ký, độ ưu tiên Khẩn cấp, hạn ký là hôm nay, ghi chú cần gửi khách trong chiều.
- Anh MinhLà giám đốc, anh mở yêu cầu, chọn Profile ký Giám đốc và bấm Bắt đầu ký; hOne tải file lên, chờ máy chủ ký.
- Chị LanBản đã ký xuất hiện trong Tài liệu ký số; chị tải về hoặc thêm vào Tài liệu của hợp đồng để gửi cho Công ty ABC.
Kết nối với các phân hệ khác
Hợp đồngKý số PDF hợp đồng ngay trong tài liệu của hợp đồng.Đơn hàngKý số các tài liệu PDF đính kèm đơn hàng.Báo giáKý số báo giá PDF trước khi gửi khách.Quản lý tài liệuBản đã ký có thể thêm vào kho Tài liệu để lưu và chia sẻ.Công việc & dự ánCông việc có file PDF đính kèm cũng ký hoặc trình ký được.
Câu hỏi thường gặp
hOne có tự cấp chứng thư số cho tôi không?
Không. Chữ ký số nằm trên máy chủ AutoSign PDF của công ty bạn, hOne gửi file sang đó để ký và nhận bản đã ký về. Bạn cần máy chủ AutoSign, API Token và chứng thư số của công ty.
Ký được những định dạng file nào?
Hiện hOne ký file PDF. Với file Word, Excel, bạn xuất ra PDF trước khi ký.
Ký số có dùng cho hóa đơn điện tử không?
Hóa đơn điện tử được ký phát hành qua EasyInvoice trong trang Hóa đơn điện tử. Ký số ở đây dành cho tài liệu PDF như hợp đồng, đơn hàng, báo giá.
Ai thấy các tài liệu đã ký?
Quản trị viên thấy tất cả. Người dùng được giới hạn chỉ xem tài liệu của mình thì chỉ thấy các tài liệu mình liên quan.
Ký thất bại thì làm sao?
Tài liệu hiện trạng thái Thất bại, bạn bấm ký lại trong trang Tài liệu ký số. Lịch sử hoạt động cho biết bước nào lỗi, ví dụ không kết nối được máy chủ ký.
Xem thêm: Tài chính & Kế toán
Giao dịchSổ giao dịch ngân hàng: lọc, phân loại danh mục, xác nhận, đối soát, liên kết phiếu và hóa đơn VAT.Phiếu thu/chiPhiếu thu/chi theo đơn, hợp đồng, dự án; mã QR VietQR, PDF, email, liên kết giao dịch ngân hàng.Hóa đơn điện tửLập hóa đơn VAT từ đơn hoặc phiếu thu, ký phát hành và đồng bộ với EasyInvoice.Đối soát ngân hàngNhập sao kê, nhận tiền về qua hSMS, tự khớp phiếu và đơn hàng, đối soát từng giao dịch.