Danh mục và bộ lọc
Danh mục bên trái: Đơn hàng, Báo giá, Hợp đồng, Đề xuất, Hóa đơn, Phiếu thu/chi, Phiếu xuất / giao, Đơn mua hàng, Tem mã vạch, Email, Thông báo, Header và Footer. Lọc theo trạng thái hoặc mẫu mặc định.
Mẫu tài liệu
Mọi chứng từ cùng một phong cách, tự điền dữ liệu
Một nơi quản lý mọi mẫu: báo giá, đơn hàng, hợp đồng, đề xuất, hóa đơn, phiếu thu chi, phiếu xuất, tem mã vạch, email và thông báo. Chèn biến để hOne tự điền dữ liệu khi in. Trang này cần quyền quản lý mẫu.
Vấn đề
Mỗi báo giá một kiểu, sửa tay từng file Word
Công ty có nhiều file Word rải rác. Đổi logo hay điều khoản phải sửa từng file, và mỗi nhân viên in ra một kiểu khác nhau.
- Báo giá, đơn hàng, hợp đồng dùng các file Word khác nhau, sai số tiền vì gõ tay.
- Đổi địa chỉ, logo hoặc điều khoản thanh toán phải sửa hàng chục file.
- Phiếu xuất, tem mã vạch và email gửi khách không cùng phong cách với nhau.
Giải pháp
Thiết kế một lần, tự điền mọi lần
Bạn thiết kế mẫu một lần theo danh mục chứng từ, chèn biến như số báo giá, tên khách, bảng hàng, khối tổng tiền. Khi in từ báo giá, đơn hàng hay hợp đồng, hOne điền dữ liệu thật vào mẫu và tạo PDF.
Tính năng chính
Thiết kế PDF kéo thả
Kéo thả trường lên trang, bản in khớp bản thiết kế. Có bảng dựng sẵn theo loại chứng từ và ba bố cục khởi đầu: Hiện đại, Truyền thống, Chuẩn Việt Nam.
Soạn mẫu HTML
Trình soạn văn bản cho mẫu HTML với CSS tuỳ chỉnh, khổ giấy, hướng trang, lề, font, lặp tiêu đề bảng khi in nhiều trang, và mẫu cha chứa header, footer chung.
Chèn biến tự điền
Bảng "Biến có sẵn" có ô tìm, nhấp để chèn. Bảng dòng hàng dùng {{#each}}. Báo giá, đơn hàng, hợp đồng, đề xuất, hóa đơn có sẵn khối tổng tiền luôn cộng khớp, có thuế GTGT theo từng mức.
Email và thông báo
Mẫu email soạn như mẫu HTML. Mẫu thông báo gồm tiêu đề và nội dung, có chèn biến. Email marketing có thư viện mẫu riêng trong module Email marketing.
Xem trước, xuất PDF, Word, Excel
Lưu và xem trước PDF ngay trong trang soạn mẫu. Mẫu PDF kéo thả còn xuất được Word và Excel từ màn xem trước.
Thư viện mẫu dùng chung
Bấm "Lấy mẫu về đơn vị" để tạo bản sao riêng từ thư viện của hOne rồi chỉnh tự do, hoặc "Tắt" mẫu bạn không muốn nhân viên chọn. Mẫu gốc không bị ảnh hưởng.
Mặc định, sao chép, ngưng dùng
Đặt mẫu mặc định cho từng danh mục, sao chép, hoặc ngưng dùng mẫu: chứng từ cũ vẫn in đúng mẫu đã gắn. Trước khi xoá, hOne kiểm tra nơi đang dùng mẫu.
Cách hoạt động
Chọn danh mục và loại mẫu
Mở trang Mẫu tài liệu, chọn danh mục (ví dụ Báo giá), rồi tạo mẫu PDF kéo thả hoặc mẫu HTML. Hoặc lấy một mẫu dùng chung của hOne về để chỉnh.
Chèn biến và dựng bố cục
Kéo trường hoặc chèn biến từ danh sách, đặt bảng dòng hàng, khối tổng tiền, logo, header, footer, khổ giấy và lề.
Xem trước và lưu
Lưu và xem trước PDF, chỉnh tới khi đẹp, rồi đặt làm mẫu mặc định của danh mục.
Dùng khi in
Nhân viên chọn mẫu khi in từ báo giá, đơn hàng, hợp đồng, phiếu xuất hay tem. hOne điền dữ liệu thật và tạo tệp.
Ví dụ thực tế
Cửa hàng Demo chuẩn hoá mẫu báo giá
Anh Minh quản lý mẫu của Cửa hàng Demo. Chị Lan là người tạo báo giá hằng ngày.
- Anh MinhVào Mẫu tài liệu, danh mục Báo giá, bấm "Lấy mẫu về đơn vị" từ một mẫu dùng chung của hOne và đặt tên "Báo giá Cửa hàng Demo".
- Anh MinhMở mẫu, thay logo và địa chỉ, thêm điều khoản thanh toán, kiểm tra bảng dòng hàng và khối tổng tiền đã chèn sẵn.
- Anh MinhBấm "Lưu và Xem trước PDF". Thấy dòng thuế GTGT tách theo mức đúng ý, anh đặt mẫu này làm mặc định.
- Chị LanTạo báo giá cho Công ty ABC rồi in. Mẫu mới được dùng, số báo giá, tên khách và tổng tiền tự điền.
- Anh MinhMẫu báo giá cũ không còn dùng: anh chọn "Ngưng dùng" để nhân viên không chọn nhầm, các báo giá đã tạo vẫn in bình thường.
Kết nối với các phân hệ khác
Báo giáMẫu Báo giá được chọn khi in và gửi báo giá, điền biến từ chính báo giá đó.Đơn hàngMẫu Đơn hàng và Phiếu xuất / giao được dùng khi in đơn và phiếu xuất.Hợp đồngMẫu hợp đồng điền biến của hợp đồng cùng khối tổng tiền.Quản lý khoMẫu Tem / nhãn mã vạch được thiết kế ở đây và dùng khi in tem trong Kho.Thông báoTiêu đề và nội dung của một số thông báo lấy từ mẫu thông báo.
Câu hỏi thường gặp
Mẫu PDF kéo thả và mẫu HTML khác nhau thế nào?
Mẫu PDF kéo thả có bố cục cố định, bản in khớp bản thiết kế, hợp với báo giá, đơn hàng, phiếu xuất, phiếu thu. Mẫu HTML soạn như văn bản, có CSS tuỳ chỉnh và mẫu cha, hợp với email và văn bản dài.
Có xuất ra Word hoặc Excel được không?
Có với mẫu PDF kéo thả: màn xem trước có nút Xuất Excel và Xuất Word. Mẫu HTML xuất ra PDF.
Xoá mẫu có làm hỏng chứng từ cũ không?
hOne kiểm tra nơi mẫu đang dùng trước khi xoá. Mẫu đã có chứng từ dùng thì bạn chọn "Ngưng dùng" để ẩn khỏi danh sách chọn; chứng từ cũ vẫn in bình thường. Mẫu dùng chung của hOne chỉ tắt, không xoá bản gốc.
Tôi cần thêm biến mới thì sao?
hOne cung cấp sẵn danh sách biến cho từng loại chứng từ, gồm cả vòng lặp {{#each}} cho bảng hàng. Cần thêm biến, bạn liên hệ hOne.
Mẫu email marketing có nằm ở đây không?
Email marketing có thư viện mẫu và trình thiết kế riêng trong module Email marketing. Ở đây là mẫu email hệ thống, mẫu in chứng từ và mẫu thông báo.