Luồng duyệt theo loại hợp đồng
Mỗi loại hợp đồng chọn luồng Đầy đủ, Rút gọn hoặc Tùy biến, chạy tuần tự hoặc song song. Trạng thái từ Bản nháp, Chờ phê duyệt, Đã ký đến Đang hiệu lực, Hết hạn.
Hợp đồng · Bán hàng
Hợp đồng hết hạn không còn là bất ngờ
Hợp đồng bán và hợp đồng mua nằm chung một danh sách, có luồng duyệt riêng cho từng loại, link cho khách xem và phản hồi, cùng lịch thanh toán và nhắc gia hạn.
Vấn đề
Hợp đồng nằm trong ổ đĩa, hết hạn mới biết
File Word và PDF nằm mỗi người một thư mục. Không ai thấy hợp đồng nào đang chờ sếp ký, hợp đồng nào sắp hết hạn, kỳ trả tiền nào đã đến.
- Hợp đồng đi qua nhiều người duyệt và ký, nhưng không rõ đang kẹt ở ai, hạn xử lý là khi nào.
- Gửi bản hợp đồng cho khách bằng email, nhận góp ý lẻ tẻ, khó đối chiếu với bản đang chạy.
- Hợp đồng mua (điện, nước, internet, thuê nhà) và các đợt thu tiền của hợp đồng bán không có chỗ nhắc đến hạn.
Giải pháp
Một danh sách hợp đồng, có người chịu trách nhiệm ở từng bước
hOne lưu hợp đồng cùng hồ sơ, phụ lục, đơn hàng liên quan; gửi duyệt hoặc ký cho đúng người kèm hạn xử lý; cho khách xem qua link có mã truy cập; và tự tạo việc thanh toán theo kỳ.
Tính năng chính
Gửi duyệt / ký có hạn xử lý
Bấm "Gửi duyệt / ký", chọn người xử lý, nội dung cần làm và hạn xử lý. Chế độ xem "Đang chờ tôi" cho mỗi người thấy đúng việc của mình.
Link cho khách có mã truy cập
Khách xác minh bằng mã gửi qua email hoặc mã bạn đưa trực tiếp, rồi xem hồ sơ, đồng ý hoặc từ chối, để lại ghi chú. Bạn tạo link mới hoặc hủy link bất cứ lúc nào.
Góp ý của khách trên tài liệu
Góp ý của khách thành danh sách chờ duyệt: duyệt hoặc từ chối từng góp ý, xem vị trí trên tài liệu và sửa nội dung ngay.
Gia hạn và nhắc hết hạn
Bấm "Gia hạn" để tạo hợp đồng Nháp mới từ hợp đồng cũ, giữ chuỗi gia hạn. Hợp đồng bật tự gia hạn được tạo sẵn bản nháp; thông báo sắp hết hạn gửi trong giờ làm việc.
Lịch thanh toán và kỳ định kỳ
Chia hợp đồng thành các đợt thanh toán, hệ thống báo khớp, thiếu hay vượt so với tổng. Với điện, nước, thuê nhà, mỗi kỳ tự tạo việc cho người phụ trách; trả xong bấm "Đã trả" để tạo phiếu chi nháp.
Nhập từ bản scan bằng AI
Chọn "Nhập từ bản scan / ảnh", AI điền số hợp đồng, ngày ký, ngày hiệu lực, ngày hết hạn để bạn kiểm tra rồi lưu.
Hồ sơ, phụ lục, chứng từ liên quan
Hồ sơ và phụ lục có loại, mẫu và cách đánh số riêng. Gắn báo giá, đề xuất, đơn hàng, hóa đơn VAT vào hợp đồng; hợp đồng con xếp dưới hợp đồng nguyên tắc.
Giao diện thực tế
Cách hoạt động
Soạn hoặc nhập
Bấm "Tạo hợp đồng" (bán), "Tạo hợp đồng mua", soạn từ mẫu, nhập từ bản scan hoặc dùng "Thuê bao nhanh" cho các khoản thanh toán định kỳ.
Duyệt và ký nội bộ
Gửi duyệt / ký cho người có thẩm quyền; theo dõi ai đang giữ hợp đồng và hạn xử lý.
Gửi khách và ký
Gửi email hoặc link; khách phản hồi, bạn duyệt góp ý, cập nhật ngày ký rồi chuyển hợp đồng sang Đã ký, Đang hiệu lực.
Theo dõi kỳ thanh toán và gia hạn
Xem trang Kỳ thanh toán, xử lý kỳ đến hạn, gia hạn trước khi hợp đồng hết hiệu lực.
Ví dụ thực tế
Hợp đồng bảo trì hằng năm với Công ty ABC
Anh Minh soạn hợp đồng bảo trì 12 tháng. Chị Lan duyệt giá, giám đốc ký, kế toán chia làm hai đợt thu.
- Anh MinhTạo hợp đồng bán, chọn loại "Bảo trì", gắn đơn hàng của Công ty ABC và nhập hai đợt thanh toán; hệ thống báo "Khớp tổng HĐ".
- Anh MinhBấm "Gửi duyệt / ký", chọn chị Lan cho nội dung "Duyệt giá / chiết khấu" và đặt hạn xử lý. Hợp đồng chuyển sang Chờ phê duyệt.
- Chị LanThấy hợp đồng trong chế độ "Đang chờ tôi", duyệt và chuyển bước tiếp theo.
- Công ty ABCMở link, nhập mã truy cập nhận qua email, đọc hồ sơ và để lại một góp ý về điều khoản thanh toán.
- Anh MinhDuyệt góp ý, sửa nội dung, đặt ngày ký. Gần ngày hết hạn, bấm "Gia hạn" để tạo hợp đồng Nháp mới nối tiếp chuỗi.
Kết nối với các phân hệ khác
Đơn hàngLiên kết đơn hàng vào hợp đồng, hoặc tạo hợp đồng từ trang chi tiết đơn.Báo giáBáo giá và đề xuất của khách hiện trong mục chứng từ liên quan của hợp đồng.Phiếu thu/chiKỳ thanh toán bấm "Đã trả" tạo phiếu chi nháp; hợp đồng cũng tạo được phiếu thanh toán trực tiếp.Ký sốFile hợp đồng đã ký lưu kèm trạng thái ký; ký số được làm ở module Ký số.Công việc & dự ánMỗi kỳ thanh toán định kỳ tạo một việc giao cho người phụ trách thanh toán.
Câu hỏi thường gặp
Khách ký hợp đồng ngay trên link được không?
Trên link, khách xem hồ sơ, đồng ý hoặc từ chối, để lại ghi chú và góp ý. Nếu cần ký số bằng chứng thư số, bạn dùng module Ký số cho file hợp đồng.
Khách vào link có cần đăng nhập không?
Không cần tài khoản. Khách nhập email thuộc hợp đồng để nhận mã xác minh, hoặc bạn đọc cho khách mã truy cập hiện trên hộp thoại chia sẻ. Link có thể đặt hạn hoặc không hết hạn.
Hợp đồng tự gia hạn như thế nào?
Hợp đồng bật tự gia hạn được tạo sẵn bản nháp hợp đồng mới để bạn kiểm tra; hệ thống không tự ký hay tự gửi khách. Quản trị chọn giờ chạy trong Cấu hình hợp đồng, tab Cài đặt chung.
Tôi sửa được trạng thái, vai trò, loại hợp đồng không?
Được. Cấu hình hợp đồng cho bạn chỉnh Loại hợp đồng, Luồng phê duyệt, Vai trò, Trạng thái, cách đánh số hợp đồng và hồ sơ, quy tắc chuyển trạng thái. Cần quyền quản lý hợp đồng.
Có báo cáo hợp đồng không?
Có hai báo cáo trong mục Báo cáo: Tổng hợp hợp đồng và Hợp đồng sắp hết hạn / gia hạn, ngoài trang Tổng quan hợp đồng.
Xem thêm: Bán hàng & CRM
Khách hàngHồ sơ khách hàng, người liên hệ, nhóm khách, import Excel, gộp khách trùng, chia sẻ và bàn giao.Pipeline bán hàngBảng cơ hội theo bước, bàn giao bộ phận, ẩn giá theo bước, dự báo doanh số và tỉ lệ thắng.Báo giáLập báo giá, duyệt giảm giá theo mức, gửi PDF và link, khách phản hồi online, chuyển thành đơn.Đề xuấtĐề xuất theo mục, nhiều phương án giá, PDF thương hiệu, duyệt nội bộ, khách ký và bình luận.Đơn hàngĐơn bán hàng: duyệt giá, khách xác nhận qua link, thu tiền, xuất kho, gia hạn đơn đăng ký.Sản phẩmDanh mục, phiên bản, nhiều loại giá, quy tắc lãi tối thiểu, import Excel hoặc WooCommerce, AI viết mô tả.