Chế độ xem lưu sẵn
Có sẵn các chế độ xem Chưa đối soát, Chưa phân loại, Tiền vào, Tiền ra, Tháng này. Bạn lọc theo trạng thái, tài khoản, khoảng ngày rồi bấm Lưu chế độ xem để dùng lại.
Tài chính · Giao dịch
Mọi khoản thu chi ngân hàng, gọn trong một sổ
Mỗi khoản tiền vào, tiền ra của tài khoản ngân hàng công ty nằm trong một sổ giao dịch, có nguồn, danh mục, trạng thái và chứng từ đi kèm. Kế toán lọc, phân loại và đối soát ngay tại đây, không đối chiếu qua nhiều file Excel.
Vấn đề
Tiền về từ nhiều nguồn, sổ sách rời rạc
Cuối tháng kế toán phải gom sao kê từ từng ngân hàng, gõ lại vào Excel, rồi dò xem khoản nào của khách nào, khoản nào đã có phiếu thu hay hóa đơn.
- Giao dịch nằm rải rác: sao kê Excel, tin nhắn SMS ngân hàng, ghi chép tay.
- Không biết khoản nào đã phân loại, đã xác nhận hay còn treo.
- Nhập trùng một giao dịch từ hai nguồn nhưng không ai phát hiện.
Giải pháp
Một sổ giao dịch, có trạng thái và chứng từ đi kèm
hOne gom giao dịch từ sao kê, hSMS, SePay hoặc nhập tay vào cùng một danh sách. Mỗi giao dịch đi qua các trạng thái Chờ xử lý, Đã xác nhận, Đã đối soát, kèm danh mục thu/chi và liên kết tới phiếu thanh toán, hóa đơn VAT.
Tính năng chính
Tổng tiền theo bộ lọc
Chân trang luôn có tổng Tiền vào, Tiền ra và Chênh lệch đúng theo bộ lọc đang chọn. Xuất Excel cũng theo bộ lọc đó.
Danh mục và quy tắc phân loại
Quy tắc tự gán danh mục theo từ khóa hoặc regex trong nội dung, khoảng số tiền, tài khoản và độ ưu tiên. Có nút kiểm tra quy tắc với nội dung mẫu.
Xác nhận và đối soát hàng loạt
Chọn nhiều dòng rồi Hạch toán danh mục, Xác nhận, Đối soát hoặc Sửa hàng loạt. Số trong ngoặc cho biết bao nhiêu giao dịch đủ điều kiện.
Tìm và gộp giao dịch trùng
Menu ⋮ có Tìm giao dịch trùng theo khoảng ngày và tài khoản. Bạn gộp từng cặp hoặc gộp tất cả, bản chính được giữ lại.
Liên kết phiếu và hóa đơn
Trong chi tiết giao dịch, mục Liên kết cho gắn Phiếu thanh toán và Hóa đơn VAT. Danh sách hiện cột Chứng từ liên kết, ví dụ 1 phiếu · 1 HĐ VAT.
Giao diện thực tế
Cách hoạt động
Khai báo tài khoản ngân hàng
Thêm tài khoản công ty ở Cấu hình tài chính, tab TK ngân hàng. Giao dịch nào cũng gắn với một tài khoản.
Đưa giao dịch vào sổ
Nhập file sao kê, để hSMS tự đẩy tiền về, hoặc bấm Thêm giao dịch. Nguồn của từng giao dịch được ghi rõ: Thủ công, Import bank, SePay, hSMS.
Phân loại và xác nhận
Gán danh mục (tự động bằng quy tắc hoặc hàng loạt), rồi Xác nhận giao dịch đã kiểm tra.
Đối soát và liên kết chứng từ
Bấm Đối soát khi khớp với sổ sách; liên kết phiếu thanh toán, hóa đơn VAT để biết khoản tiền này thuộc chứng từ nào.
Ví dụ thực tế
Cuối tuần của kế toán Công ty ABC
Chị Lan là kế toán Công ty ABC, mở sổ giao dịch lúc chuẩn bị chốt tuần.
- Chị LanMở chế độ xem Chưa phân loại, thấy 12 giao dịch tiền ra chưa có danh mục.
- Chị LanChọn cả 12 dòng, bấm Hạch toán danh mục và chọn Chi phí vận chuyển; hệ thống chỉ liệt kê danh mục Chi vì các dòng đều là tiền ra.
- Chị LanChuyển sang chế độ Chưa đối soát, kiểm tra từng khoản với sao kê, chọn các dòng khớp rồi bấm Đối soát.
- Anh MinhLà giám đốc, anh mở Tháng này và xem chân trang: tổng Tiền vào, Tiền ra, Chênh lệch của cả tháng.
Kết nối với các phân hệ khác
Đối soát ngân hàngSao kê nhập vào và tiền về qua hSMS đều trở thành giao dịch trong sổ này.Phiếu thu/chiLiên kết giao dịch với phiếu thu/chi để phiếu tự chuyển sang Thanh toán một phần hoặc Đã thanh toán.Hóa đơn điện tửGắn hóa đơn VAT vào giao dịch tiền về để biết khoản nào đã xuất hóa đơn.Đơn hàngTiền về có mã đơn hàng trong nội dung được nhận diện để gắn phiếu thu vào đơn.
Câu hỏi thường gặp
Giao dịch vào sổ bằng cách nào?
Bằng bốn cách: nhập file sao kê, ứng dụng hSMS trên điện thoại đọc SMS biến động số dư của ngân hàng, kết nối SePay nếu bạn đang dùng, hoặc nhập tay.
Giao dịch đã đối soát có sửa được không?
Giao dịch Chờ xử lý sửa được trực tiếp. Giao dịch đã đối soát cần bấm Hủy đối soát trước khi thay đổi, để số liệu đã chốt không bị đổi nhầm.
Giao dịch nhập từ hai nguồn có bị trùng không?
Khi nhập sao kê, hOne bỏ qua giao dịch trùng mã. hSMS kiểm tra trùng theo mã tin nhắn và đối chiếu với SePay (cùng số tiền, tài khoản, lệch tối đa 5 phút). Phần còn lại dùng Tìm giao dịch trùng để gộp.
Có xuất được báo cáo ra Excel không?
Có. Menu ⋮ có Xuất Excel, file xuất theo đúng bộ lọc và tìm kiếm đang bật trên danh sách.
Hạch toán danh mục có thay phần mềm kế toán không?
Không. Hiện hOne tập trung vào sổ thu chi và đối soát; danh mục có thể gắn mã tài khoản kế toán VN để tham chiếu, còn bút toán và sổ cái bạn vẫn làm trên phần mềm kế toán của mình.
Xem thêm: Tài chính & Kế toán
Phiếu thu/chiPhiếu thu/chi theo đơn, hợp đồng, dự án; mã QR VietQR, PDF, email, liên kết giao dịch ngân hàng.Hóa đơn điện tửLập hóa đơn VAT từ đơn hoặc phiếu thu, ký phát hành và đồng bộ với EasyInvoice.Đối soát ngân hàngNhập sao kê, nhận tiền về qua hSMS, tự khớp phiếu và đơn hàng, đối soát từng giao dịch.Ký sốKý số PDF qua AutoSign: profile ký, phân quyền, trình ký, nhật ký, gắn vào hợp đồng và đơn.