Chuông và hộp thông báo
Chuông trên thanh trên cập nhật theo thời gian thực. Trang Thông báo có tab Tất cả và Chưa đọc, tìm kiếm, lọc theo nhóm, đọc hết một lần. Bấm thông báo để mở đúng màn liên quan.
Thông báo
Việc cần xử lý tìm đến đúng người, đúng lúc
Mọi sự kiện trong hOne như được giao việc, được nhắc đến, đơn hàng đổi trạng thái hay đơn nghỉ phép chờ duyệt đều về một hộp thông báo. Mỗi người chọn loại nào cần nhận và nhận qua kênh nào.
Vấn đề
Việc quan trọng chìm trong tin nhắn, còn tin ngoài giờ thì làm phiền
Nhắc việc qua nhiều nhóm chat khiến người nhận bỏ sót, còn tin nhắn ngoài giờ làm việc thì gây khó chịu.
- Được giao việc hoặc có đơn chờ duyệt nhưng không ai biết cho đến khi mở hệ thống.
- Thông báo gửi mọi lúc, kể cả tối muộn và cuối tuần.
- Muốn báo cả công ty một việc phải nhắn từng nhóm thủ công.
Giải pháp
Một hộp thông báo, nhiều kênh, bạn quyết định
hOne tạo thông báo cho từng sự kiện và gửi theo kênh bạn bật: thời gian thực trong trình duyệt, push trình duyệt, email, và push trên app di động với một số loại. Bạn tắt loại không cần và đặt giờ không làm phiền.
Tính năng chính
Mức ưu tiên
Mỗi thông báo có mức Thấp, Bình thường, Cao hoặc Khẩn cấp, hiển thị bằng nhãn màu và lọc được để bạn thấy việc gấp trước.
Chọn loại và kênh nhận
Trong Cài đặt, tab Thông báo, mỗi loại có công tắc bật tắt và ô chọn kênh: Realtime, Push, Email. Loại bắt buộc có biểu tượng khoá và không tắt được.
Push trên trình duyệt
Bật Push để nhận thông báo cả khi đã đóng tab hOne. Trong Cài đặt có nút gửi thông báo thử để kiểm tra trình duyệt đã nhận chưa.
Gửi thông báo qua email tài khoản, hoặc đặt một email khác cho riêng bạn. Email đi qua SMTP của công ty; nếu chưa cấu hình thì đi qua máy chủ của hOne.
Giờ không làm phiền
Mỗi kênh (trừ realtime) có khung giờ không làm phiền qua đêm, ví dụ từ tối đến sáng hôm sau. Trong khung này thông báo vẫn lưu trong hộp nhưng không đẩy qua kênh đó.
Giờ làm việc cho nhắc việc
Nhắc việc chủ động (việc quá hạn, chưa ai nhận, khách đang chờ...) chỉ gửi trong ngày và giờ làm việc. Quản trị viên đặt mặc định cho công ty, mỗi người có thể đặt khung giờ riêng.
Gửi thông báo hàng loạt
Người có quyền chọn tất cả, theo nhóm hoặc người dùng cụ thể, nhập tiêu đề, nội dung, mức ưu tiên và link; gửi xong xem số người nhận thành công, thất bại.
Cách hoạt động
Sự kiện xảy ra
Được giao việc, đơn hàng đổi trạng thái, đơn nghỉ phép chờ duyệt, có người nhắc đến bạn... hOne tạo thông báo cho đúng người liên quan.
hOne chọn kênh
Theo cài đặt của từng người: loại đó có bật không, kênh nào được dùng, có đang trong giờ không làm phiền không. Tài khoản đã ngưng hoặc nghỉ việc không nhận thông báo.
Nhận và mở
Bấm vào thông báo để mở thẳng màn liên quan, đánh dấu đã đọc từng cái hoặc tất cả.
Tinh chỉnh
Tắt loại thông báo ồn ào, bỏ kênh không cần, đặt giờ không làm phiền hoặc khung giờ riêng cho nhắc việc.
Ví dụ thực tế
Chị Lan được giao việc khi đang họp ngoài văn phòng
Công ty ABC dùng hOne. Anh Minh giao việc cho chị Lan trong lúc chị đang ở ngoài.
- Anh MinhTạo công việc "Gửi hợp đồng cho Cửa hàng Demo" và giao cho chị Lan.
- Chị LanChuông trên hOne hiện thêm một thông báo mức Bình thường; vì chị đã bật Push cho loại này nên trình duyệt trên điện thoại cũng hiện thông báo đẩy.
- Chị LanBấm vào thông báo, hOne mở đúng công việc và đánh dấu đã đọc.
- Chị LanThấy email thông báo là thừa, chị vào Cài đặt, tab Thông báo, bỏ kênh Email cho loại này nhưng giữ Push.
- Anh MinhCuối tuần anh gửi thông báo hàng loạt đến nhóm Kinh doanh về lịch họp tuần sau, mức Cao, kèm link tới lịch. Kết quả hiện số người nhận thành công.
Kết nối với các phân hệ khác
Công việc & dự ánGiao việc, bình luận, nhắc hạn và quá hạn tạo thông báo công việc.Nghỉ phép & tăng caĐơn nghỉ phép, tăng ca chờ duyệt và kết quả duyệt đều gửi thông báo.Chấm côngThông báo chấm công được đẩy thêm tới app hCheckin trên điện thoại.Lịch & đặt hẹnLịch hẹn và nhắc lịch gửi thông báo cho người liên quan.Mẫu tài liệuTiêu đề và nội dung của một số thông báo lấy từ mẫu thông báo trong Mẫu tài liệu.
Câu hỏi thường gặp
Nhân viên nhận thông báo qua những kênh nào?
Qua 3 kênh: realtime trong trình duyệt, push trình duyệt và email, cộng push trên app di động với một số loại như chấm công, nghỉ phép. Nhắn Zalo tới khách hàng nằm trong Chat đa kênh.
Có tắt hẳn được mọi thông báo không?
Một số loại được đánh dấu Bắt buộc (có biểu tượng khoá) và luôn được gửi. Với các loại khác bạn tắt từng loại hoặc bỏ từng kênh; hOne luôn giữ ít nhất kênh realtime.
Giờ không làm phiền áp dụng cho kênh nào?
Cho mọi kênh trừ realtime, đặt riêng từng kênh với khung giờ qua đêm, ví dụ từ tối đến sáng hôm sau. Thông báo vẫn lưu trong hộp để bạn xem lại, chỉ không đẩy qua kênh đang trong giờ không làm phiền.
Người đã nghỉ việc có còn nhận thông báo không?
Không. Tài khoản bị ngưng, đã nghỉ việc hoặc đã xoá không nhận thông báo, kể cả push.
Push trình duyệt cần gì để chạy?
Trình duyệt hỗ trợ Web Push và bạn đồng ý cho hOne gửi thông báo. Nếu không thấy thông báo, dùng nút gửi thử trong Cài đặt để kiểm tra.
Ai được gửi thông báo hàng loạt?
Người có quyền gửi thông báo hàng loạt, thường là quản trị viên. Bạn chọn gửi cho tất cả, theo nhóm hoặc người dùng cụ thể.