Danh sách và chế độ xem
Tìm theo tên, mã, MST, SĐT, email. Có sẵn các chế độ xem Khách của tôi, Mới tuần này, Lâu chưa mua (90 ngày); chuyển giữa Bảng, Kanban, Thẻ và lưu bộ lọc riêng.
Bán hàng / Khách hàng
Khách ở lại với công ty, kể cả khi nhân viên nghỉ
Mỗi khách hàng có một hồ sơ duy nhất: ai phụ trách, ai là đầu mối, đã mua gì, đang báo giá gì, đã nhắn tin những gì. Nhân viên nghỉ việc hay đổi người, lịch sử vẫn ở lại công ty.
Vấn đề
Dữ liệu khách nằm rải rác trong máy từng nhân viên
Danh sách khách ở file Excel riêng, số điện thoại trong Zalo cá nhân, lịch sử báo giá trong email. Khi một nhân viên nghỉ, công ty mất luôn quan hệ với khách.
- Cùng một công ty bị hai nhân viên nhập hai lần, hai người cùng gọi chào hàng.
- Không biết khách nào lâu chưa mua hay đang có báo giá chờ phản hồi.
- Chuyển khách cho người khác phải copy tay, mất lịch sử trao đổi.
Giải pháp
Một danh sách khách chung, phân quyền theo người phụ trách
hOne gom khách hàng và người liên hệ về một nơi. Mỗi người chỉ thấy khách mình phụ trách, được chia sẻ hoặc thuộc phạm vi quyền của mình. Đơn hàng, báo giá, hợp đồng, công việc và hội thoại tự gắn vào hồ sơ.
Tính năng chính
Hồ sơ khách hàng 360
Trang chi tiết có các tab Tổng quan, Đơn hàng, Báo giá, Hợp đồng, Công việc, Hội thoại, Thanh toán, Liên hệ, Tài liệu, Lịch sử. Mỗi khách có thể có nhiều người phụ trách, trong đó một người chính.
Người liên hệ, công ty con
Mỗi khách có nhiều người liên hệ với kiểu liên hệ do bạn cấu hình (đầu mối, thanh toán, nhận hàng...). Công ty mẹ và chi nhánh liên kết theo cấp cha-con.
Nhóm khách hàng
Tạo nhóm như VIP, Đại lý với màu, độ ưu tiên và mức giảm giá theo phần trăm hoặc số tiền cố định. Thêm khách vào nhóm từng người hoặc hàng loạt từ danh sách.
Import và export Excel
Tải file mẫu, điền, bấm Kiểm tra để xem dòng lỗi trước khi nhập (tối đa 3.000 dòng, 10MB). Dòng trùng mã, hoặc trùng tên và mã số thuế, cập nhật khách có sẵn thay vì tạo mới.
Chống trùng và gộp khách
Thêm khách mới, hOne cảnh báo nếu trùng các trường bạn chọn, hoặc chặn hẳn việc tạo. Công cụ Tìm trùng gộp hai hồ sơ; đơn hàng, báo giá, hợp đồng chuyển sang bản giữ lại.
Chia sẻ và bàn giao khách
Chia sẻ khách cho đồng nghiệp ở mức Chỉ xem hoặc Có thể sửa, kèm ngày hết hạn. Khi nhân viên chuyển việc, dùng Bàn giao để đổi người phụ trách; doanh số cũ giữ nguyên.
Tra cứu theo mã số thuế
Nhập mã số thuế ở trang Tra cứu doanh nghiệp để lấy tên công ty, địa chỉ, người đại diện, ngành nghề. Kết quả được lưu để lần sau tra nhanh.
Giao diện thực tế
Cách hoạt động
Cấu hình
Vào Cấu hình khách hàng: loại khách, kiểu liên hệ, trạng thái, ngành nghề, quy tắc mã khách (tiền tố, độ dài số) và kiểm tra trùng.
Nhập dữ liệu
Import file Excel hiện có hoặc thêm từng khách. Hệ thống đối chiếu trùng và gán người phụ trách.
Làm việc hằng ngày
Mở hồ sơ để xem đơn, báo giá, hội thoại, tạo việc và ghi chú. Gán nhóm, đổi trạng thái hàng loạt khi cần.
Theo dõi
Trang Tổng quan khách của tôi cho biết báo giá chờ phản hồi, hợp đồng sắp hết hạn, khách lâu không mua trên 90 ngày.
Ví dụ thực tế
Chị Lan nhận lại khách của anh Minh
Anh Minh chuyển sang phòng dự án. Công ty ABC đang có một báo giá chờ phản hồi.
- Quản lýMở hồ sơ Công ty ABC, dùng Bàn giao để chuyển phụ trách chính cho chị Lan, ghi lý do chuyển.
- Chị LanMở tab Báo giá và Hội thoại của khách, đọc lại toàn bộ trao đổi trước đó.
- Anh MinhVẫn được chia sẻ ở mức Chỉ xem trong 30 ngày để hỗ trợ chuyển giao.
- hOneĐơn hàng và báo giá mới thuộc về chị Lan; doanh số cũ vẫn ghi cho anh Minh.
Kết nối với các phân hệ khác
Báo giáBáo giá lập ngay từ hồ sơ khách, hiện ở tab Báo giá.Pipeline bán hàngCơ hội bán hàng gắn với khách; lọc nhanh khách có cơ hội đang mở.Đơn hàngĐơn hàng và công nợ của khách hiện trong hồ sơ.Chat đa kênhHội thoại Zalo, Messenger... của khách hiện ở tab Hội thoại.Hợp đồngHợp đồng và ngày hết hạn của khách nằm trong tab Hợp đồng.
Câu hỏi thường gặp
Mỗi nhân viên có thấy toàn bộ khách không?
Không mặc định. Nhân viên thấy khách mình phụ trách, khách được chia sẻ hoặc trong phạm vi quyền (ví dụ quyền xem theo phòng). Quản trị viên thấy tất cả.
Import Excel có giới hạn không?
Có: file .xlsx hoặc .xls, tối đa 10MB và 3.000 dòng mỗi lần, đọc ở sheet đầu tiên. Bạn nên bấm Kiểm tra trước; dòng lỗi có thể tải về báo cáo để sửa.
Xóa khách có mất dữ liệu không?
Xóa mềm thì khôi phục được. Xóa vĩnh viễn chỉ quản trị viên làm được và không khôi phục được.
Tra cứu mã số thuế lấy dữ liệu từ đâu?
Hệ thống lưu kết quả tra cứu để dùng lại và làm mới từ nguồn công khai bên ngoài khi cần. Dữ liệu phụ thuộc nguồn đó, bạn nên đối chiếu trước khi xuất hóa đơn.
Xem thêm: Bán hàng & CRM
Pipeline bán hàngBảng cơ hội theo bước, bàn giao bộ phận, ẩn giá theo bước, dự báo doanh số và tỉ lệ thắng.Báo giáLập báo giá, duyệt giảm giá theo mức, gửi PDF và link, khách phản hồi online, chuyển thành đơn.Đề xuấtĐề xuất theo mục, nhiều phương án giá, PDF thương hiệu, duyệt nội bộ, khách ký và bình luận.Đơn hàngĐơn bán hàng: duyệt giá, khách xác nhận qua link, thu tiền, xuất kho, gia hạn đơn đăng ký.Hợp đồngHợp đồng bán và mua: luồng duyệt và ký, link cho khách, gia hạn, lịch thanh toán, nhập từ bản scan.Sản phẩmDanh mục, phiên bản, nhiều loại giá, quy tắc lãi tối thiểu, import Excel hoặc WooCommerce, AI viết mô tả.