Bảng Kanban kéo thả
Mỗi workspace có cột trạng thái riêng: bạn thêm, đổi tên và đánh dấu cột Chờ duyệt, Hoàn thành, Đã hủy. Kéo thẻ giữa các cột, chia hàng theo người thực hiện hoặc mức ưu tiên.
Công việc & Dự án
Giao việc rõ người, rõ hạn, chấm điểm có số liệu
Giao việc, theo hạn, duyệt kết quả và chấm điểm KPI ngay trong hOne. Mỗi việc gắn được với khách hàng, hợp đồng, đơn hàng hoặc cuộc trò chuyện, nên bạn không phải đi hỏi lại ai đang làm gì.
Vấn đề
Việc giao qua chat, nhớ trong đầu, quên khi cần
Ở nhiều công ty 20 người, việc được giao qua Zalo, nói miệng hoặc ghi sổ tay. Đến hạn không ai nhắc, xong rồi không biết ai duyệt, cuối tháng khó nói ai làm nhiều ai làm ít.
- Khách nhắn nhờ xử lý, nhân viên nhận miệng nhưng không ai tạo việc để theo dõi
- Không thấy việc nào quá hạn, việc nào chưa ai nhận, việc nào đang chờ sếp duyệt
- Thưởng cuối tháng chấm theo cảm tính vì không có số liệu việc đã làm
Giải pháp
Một nơi cho việc, người làm, hạn và kết quả
hOne gom việc vào các workspace (không gian làm việc), mỗi workspace có cột trạng thái riêng. Bạn xem dạng bảng Kanban, danh sách, nhật ký theo ngày hoặc tuần, hoặc bảng điểm KPI. Dự án gom nhiều việc theo giai đoạn, thành viên, bàn giao và thanh toán.
Tính năng chính
Danh sách với chế độ xem sẵn
Chọn nhanh Việc của tôi, Tôi giao, Quá hạn, Hạn tuần này, Chờ tôi duyệt, Chưa ai nhận. Gõ tiêu đề rồi Enter để thêm việc ngay.
Chi tiết việc đầy đủ
Người thực hiện, người duyệt, hạn có giờ, checklist, việc con, bình luận có nhắc tên, tệp đính kèm, bấm giờ và lịch sử thay đổi.
Việc lặp lại và nhắc hạn
Việc định kỳ theo ngày, tuần, tháng hoặc năm tự sinh việc mới. hOne nhắc khi sắp đến giờ bắt đầu, còn 1 ngày và 1 giờ trước hạn, và khi đã quá hạn.
Duyệt và chấm sao
Người duyệt chọn Đạt tốt, Đạt, Trả về làm lại hoặc Thất bại và chấm 1-5 sao theo tiêu chí của workspace. Người làm được giải trình một lần.
Bảng điểm KPI công việc
Tab Điểm KPI tổng hợp theo nhân viên: số việc theo kết quả, điểm cộng, điểm trừ và % đúng hạn. Nhân viên chỉ thấy điểm của mình. Xuất Excel được.
Gắn với khách và chứng từ
Gắn việc với khách hàng, cuộc trò chuyện, hợp đồng, đơn hàng, báo giá hay phiếu thu/chi. Bật Tự tạo công việc theo chứng từ để mỗi hợp đồng, báo giá, đơn hàng có sẵn một việc chung.
Dự án có giai đoạn và bàn giao
Dự án có khách hàng, hợp đồng, ngân sách, giai đoạn, thành viên, bàn giao và thanh toán. Bật Client Portal để khách xem tiến độ và xác nhận bàn giao.
Giao diện thực tế
Cách hoạt động
Dựng workspace và cột trạng thái
Quản trị tạo workspace công ty hoặc cá nhân, thêm thành viên và đặt cột trạng thái. Mục Đánh giá & KPI của workspace cho đặt tiêu chí chấm sao và mức trừ khi trễ hạn.
Giao việc
Bấm Tạo công việc (Ctrl + Enter để lưu), hoặc tạo từ khách hàng, hợp đồng, cuộc trò chuyện. Chọn người thực hiện, người duyệt, hạn, ưu tiên, checklist.
Theo dõi hằng ngày
Mỗi người mở Việc của tôi, quản lý xem Quá hạn, Chưa ai nhận, Chờ tôi duyệt. Tab Nhật ký cho thấy việc theo ngày hoặc tuần cùng giờ dự kiến và giờ thực tế.
Duyệt và tổng kết
Người duyệt chốt kết quả, điểm KPI được ghi cho từng người thực hiện. Cuối kỳ xem tab Điểm KPI hoặc báo cáo để thưởng phạt có số liệu.
Ví dụ thực tế
Từ yêu cầu của Công ty ABC đến điểm KPI
Cửa hàng Demo nhận yêu cầu báo giá lắp đặt từ Công ty ABC. Chị Lan giao việc và là người duyệt, anh Minh làm.
- Chị LanTạo việc Báo giá lắp đặt cho Công ty ABC, gắn khách hàng ABC, giao anh Minh, hạn 17:00 thứ Sáu, ưu tiên Cao, đặt mình làm người duyệt.
- hOneAnh Minh nhận thông báo. Còn 1 ngày và 1 giờ trước hạn, hệ thống nhắc thêm hai lần nếu việc chưa xong.
- Anh MinhĐánh dấu xong 4 mục checklist, bấm giờ làm báo giá, rồi kéo thẻ sang cột Chờ duyệt.
- Chị LanChấm sao cho các tiêu chí (mặc định: Chất lượng, Đúng hạn, Phối hợp), chọn Đạt tốt và ghi nhận xét. Điểm tự tính theo công thức của workspace.
- hOneĐiểm KPI cộng vào tab Điểm KPI của anh Minh. Cuối tháng chị Lan lọc theo nhân viên và xuất Excel.
Kết nối với các phân hệ khác
Chat đa kênhTạo việc từ một cuộc trò chuyện; AI trong chat có thể gợi ý hoặc tạo việc theo cấu hình.Hợp đồngHợp đồng và đề xuất tự có một việc chung để cả nhóm theo dõi, bình luận được ghi vào đó.Lịch & đặt hẹnViệc có giờ bắt đầu, hạn hiện trên lịch và được tính là giờ bận khi khách đặt hẹn.KPI & quy chếTỷ lệ hoàn thành và đúng hạn của việc là chỉ số tự động cho mục KPI.Thông báoNhắc hạn, giao việc và bình luận đi qua trung tâm thông báo.
Câu hỏi thường gặp
Nhân viên có xem được việc của người khác không?
Quyền xem phụ thuộc workspace và quyền của từng người dùng. Với điểm KPI, nhân viên chỉ thấy điểm của mình, trưởng phòng thấy phòng mình, người có quyền xem toàn bộ thấy cả công ty.
hOne nhắc hạn như thế nào?
hOne kiểm tra mỗi 5 phút và nhắc khi sắp đến giờ bắt đầu, khi việc đến giờ mà chưa chuyển sang đang làm, còn 1 ngày và 1 giờ trước hạn, và khi quá hạn. Mỗi loại nhắc gửi tối đa một lần mỗi ngày cho mỗi việc.
Có theo dõi thời gian làm mỗi việc không?
Có. Bạn bấm giờ ngay trên việc, và tab Nhật ký hiển thị việc theo ngày hoặc tuần cùng giờ dự kiến và giờ thực tế.
Người làm có tự duyệt việc của mình được không?
Mặc định được, để công ty nhỏ không bị vướng. Workspace có thể bật Không cho người thực hiện tự duyệt việc của mình; quản trị viên luôn được duyệt.
Khách hàng xem dự án của mình bằng cách nào?
Bật Client Portal trong dự án để lấy một link. Khách nhập email, nhận mã xác thực rồi xem tiến độ, giai đoạn, tài liệu và xác nhận hoặc từ chối từng hạng mục bàn giao kèm ghi chú. Khách không thấy các tab nội bộ như thanh toán hay chấm công.
Xem thêm: Công việc & Nhân sự
Quản lý tài liệuThư mục, thùng rác, chia sẻ, soạn Word Excel, nhận file từ máy scan qua FTP, WebDAV và OCR tùy chọn.KPI & quy chếMẫu KPI có trọng số, đợt đánh giá, văn bản quy chế xác nhận đã đọc, phiếu phạt và phiếu thưởng.Chấm côngChấm công ảnh kép và GPS, bảng công tháng, duyệt và khoá công trước khi tính lương.Nghỉ phép & tăng caĐơn nghỉ phép và tăng ca, số dư phép theo thâm niên, kết chuyển cuối năm, trần giờ tăng ca.Bảng lươngKỳ lương, phiếu lương, BHXH, thuế TNCN, gửi email, nhân viên xác nhận hoặc khiếu nại.