Bảng việc cần giao
Màn Giao hàng có 6 thẻ lọc: Chờ đóng gói, Chờ giao / chờ lấy, Đang giao, Thất bại / sự cố, Đã giao hôm nay, COD chưa đối soát. Tìm theo mã giao, mã vận đơn, người nhận, số đơn.
Giao hàng
Hàng đến tay khách, có ảnh và chữ ký làm bằng chứng
Từ phiếu xuất kho đến tay khách: nhân viên quét để đóng gói, tài xế xác nhận giao ngay trên điện thoại, phiếu xuất và đơn hàng tự cập nhật theo. Quản trị viên bật module trong Cài đặt giao hàng.
Vấn đề
Hàng đi rồi mới biết sai, giao xong không có bằng chứng
Đóng gói bằng trí nhớ, báo giao hàng qua tin nhắn. Khi khách khiếu nại thiếu hàng hoặc chưa nhận được, không ai chứng minh được.
- Đóng thiếu hoặc nhầm món vì không ai đối chiếu từng món với phiếu xuất.
- Tài xế báo đã giao qua tin nhắn, không có ảnh, chữ ký hay vị trí.
- Tiền thu hộ (COD) và mã vận đơn nằm ở nhiều nơi, kế toán phải hỏi lại từng đơn.
Giải pháp
Mỗi lần giao là một đơn giao có đủ dấu vết
Quét số phiếu xuất, số đơn hoặc mã giao để mở đơn giao. Quét từng món để kiểm, quay video, cân đo, rồi chọn giao bằng tài xế công ty, hãng vận chuyển hoặc khách tự lấy. Trạng thái giao quay ngược về phiếu xuất và đơn hàng.
Tính năng chính
Trạm đóng gói
Quét số phiếu xuất, số đơn hoặc mã giao để mở đơn giao, rồi quét từng món. Sai món thì máy kêu và báo đỏ. Dùng máy quét USB, Bluetooth hoặc camera.
Video và ảnh đóng gói
Tự quay video khi mở đơn, chụp ảnh kiện hàng, nhập cân nặng và số kiện. Mỗi mục đặt Tắt, Tuỳ chọn hoặc Bắt buộc; video giữ 180 ngày theo mặc định.
Bốn cách giao
Tài xế công ty, hãng vận chuyển qua API, hãng nhập mã tay (có link tra cứu) hoặc khách tự lấy. COD tự điền từ số còn nợ của đơn thanh toán COD.
Kết nối GHN
Khai báo Token và ShopId của GHN, kiểm tra kết nối, tính phí, tạo và huỷ vận đơn, in nhãn, nhận trạng thái qua webhook. Có thể chạy thử trên môi trường thử nghiệm của GHN.
Màn hình tài xế
"Đơn của tôi" chỉ hiện đơn giao cho bạn: gọi khách, mở bản đồ, Bắt đầu giao, Đã giao kèm ảnh, chữ ký, số tiền COD, hoặc Thất bại với lý do chọn sẵn.
Giao việc cho tài xế
Chọn nhiều đơn, bấm "Giao cho tài xế" kèm ngày giao. Tài xế nhận thông báo trong hOne khi được giao đơn.
Đồng bộ ngược về đơn
Bắt đầu giao thì phiếu giao chuyển "Đang giao"; đã giao thì chuyển "Đã giao" và đóng bước Giao của quy trình bán hàng; mã vận đơn ghi vào đơn hàng.
Cách hoạt động
Bật và cài đặt
Quản trị viên vào Giao hàng, Cài đặt giao hàng: bật module, chọn bộ phận giao hàng, cách giao mặc định, mức kiểm hàng, yêu cầu video hoặc ảnh và các mục xác nhận khi giao.
Đóng gói
Quét số phiếu xuất ở trạm đóng gói, quét từng món, nhập cân nặng rồi bấm "Đóng gói xong". Với hãng qua API bấm "Tạo vận đơn" và in nhãn hãng; giao bằng tài xế công ty thì in nhãn nội bộ.
Giao hàng
Giao đơn cho tài xế hoặc chuyển cho hãng. Tài xế mở "Đơn của tôi", bấm Bắt đầu giao, tới nơi chọn Đã giao kèm ảnh, chữ ký, COD, hoặc Thất bại kèm lý do.
Theo dõi
Xem hành trình trong chi tiết đơn giao, cập nhật trạng thái từ hãng hoặc nhập tay, và lọc các đơn COD đã giao ở thẻ COD chưa đối soát.
Ví dụ thực tế
Cửa hàng Demo giao 3 đơn trong một ngày
Cửa hàng Demo có một đơn gửi hãng GHN và hai đơn nội thành giao bằng tài xế anh Tuấn. Chị Lan đóng gói, anh Minh điều phối.
- Chị LanQuét số phiếu xuất của đơn Công ty ABC. hOne mở đơn giao và tự bật video; chị quét từng món, quét nhầm một món thì máy kêu và báo đỏ.
- Chị LanNhập cân nặng rồi bấm "Đóng gói xong". Đơn này đi GHN nên chị bấm "Tạo vận đơn" và "In nhãn hãng".
- Anh MinhChọn hai đơn nội thành còn lại ở trang Giao hàng, bấm "Giao cho tài xế", chọn anh Tuấn và ngày giao hôm nay.
- Anh TuấnMở "Đơn của tôi" trên điện thoại, bấm Bắt đầu giao, gọi khách rồi mở bản đồ. Giao xong anh chụp ảnh, xin chữ ký và nhập số tiền COD đã thu.
- Anh TuấnMột khách không nghe máy: anh chọn "Không liên lạc được người nhận" và hẹn giao lại ngày mai. Đơn nằm ở thẻ Thất bại / sự cố cho tới khi giao lại.
Kết nối với các phân hệ khác
Quản lý khoPhiếu xuất kho là đầu vào của đóng gói; giao xong thì phiếu xuất được cập nhật.Đơn hàngĐơn hàng cung cấp người nhận, địa chỉ, COD; mã vận đơn và trạng thái giao ghi ngược về đơn.Pipeline bán hàngBước Giao của quy trình bán hàng được đóng khi đơn giao xong.Thông báoTài xế nhận thông báo trong hOne khi được giao đơn.
Câu hỏi thường gặp
Kết nối được những hãng vận chuyển nào?
hOne kết nối API trực tiếp với Giao Hàng Nhanh (GHN): tính phí, tạo vận đơn, in nhãn, nhận trạng thái. Với hãng khác, bạn chọn chế độ nhập mã tay: nhập mã vận đơn, khai báo link tra cứu và cập nhật trạng thái. Cần kết nối hãng khác? Liên hệ để được tư vấn.
Tài xế có cần cài app riêng không?
Không cần cài gì. Tài xế mở màn "Đơn của tôi" trên trình duyệt điện thoại, thiết kế để thao tác một tay. Tài khoản cần được cấp quyền giao hàng.
hOne hỗ trợ theo dõi COD thế nào?
Tài xế nhập số tiền đã thu khi giao, và thẻ "COD chưa đối soát" liệt kê các đơn COD đã giao để kế toán đối chiếu với hãng hoặc thủ quỹ.
Video đóng gói có bắt buộc, lưu bao lâu?
Mặc định video và ảnh ở mức Tuỳ chọn, tự quay khi mở đơn, tối đa 180 giây, giữ 180 ngày. Bạn có thể đổi sang Bắt buộc, đổi thời lượng, chất lượng hoặc đặt giữ mãi mãi (0 ngày).
Có thể chạy thử GHN trước khi dùng thật không?
Có. Bạn khai báo tài khoản môi trường thử nghiệm của GHN để thử tạo vận đơn thoải mái. Vận đơn thật chỉ được tạo khi quản trị viên cho phép.
Tạo đơn giao không cần đơn hàng được không?
Được. Nút "Tạo đơn giao" cho nhập người nhận, địa chỉ, COD và danh sách hàng gửi mỗi dòng một món, không cần đơn hàng hay phiếu xuất.