Tổng quan cuộc gọi
Xem số cuộc gọi hôm nay, cuộc gọi nhỡ, thời lượng trung bình và các cuộc gọi gần nhất. Ô Gọi nhanh cho phép quay số ngay.
Điện thoại · Tổng đài
Mọi cuộc gọi với khách đều nằm trong hồ sơ khách
Mỗi nhân viên có một máy nhánh để gọi và nghe máy ngay trên trình duyệt, điện thoại softphone hoặc máy bàn. Cuộc gọi, ghi âm và SMS nằm cùng hồ sơ khách hàng, không còn nằm rải rác trong điện thoại cá nhân.
Vấn đề
Cuộc gọi với khách đang nằm ngoài hệ thống của bạn
Nhân viên gọi khách bằng số cá nhân, nhận cuộc gọi trên nhiều máy khác nhau. Khi họ nghỉ việc hoặc đi vắng, công ty không biết ai đã nói gì với khách.
- Gọi bằng số cá nhân nên không có lịch sử chung, không ghi âm, không biết cuộc gọi nhỡ của ai.
- Khách gọi vào hotline nhưng không ai biết đó là khách cũ hay khách mới, đang theo đơn nào.
- Nhiều máy nhánh, nhiều số, nhiều nhà mạng mà không có chỗ nào quản lý và giới hạn tập trung.
Giải pháp
Một tổng đài, mọi cuộc gọi gắn với hồ sơ khách
hOne cấp máy nhánh cho từng nhân viên, nối với số hotline qua trunk của nhà mạng hoặc SIM trong thiết bị GSM. Cuộc gọi vào và ra đều ghi lại trong lịch sử, có ghi âm và nhận diện khách theo số điện thoại. Quản trị đặt luật chặn số, giới hạn tần suất và gọi quốc tế ở một nơi.
Tính năng chính
Lịch sử và ghi âm
Lọc theo số, chiều gọi và trạng thái (Hoàn tất, Nhỡ, Bận, Từ chối). Mở một cuộc gọi để nghe ghi âm, ghi chú, phân loại kết quả hoặc thêm số lạ thành khách hàng.
Bản ghi văn bản và tóm tắt
Từ chi tiết cuộc gọi, chuyển ghi âm thành văn bản kèm tóm tắt và việc cần làm tiếp, khi công ty bật tính năng AI.
Máy nhánh cho nhân viên
Tạo máy nhánh từng người hoặc gán hàng loạt từ một số bắt đầu. Xem máy nào đang đăng ký và vô hiệu hoá máy nhánh không dùng.
Gọi trên trình duyệt và softphone
Gọi và nghe máy ngay trên hOne: giữ máy, tắt tiếng, chuyển cuộc gọi cho đồng nghiệp. Cũng dùng được Zoiper, Linphone, MicroSIP hoặc máy bàn; Zoiper quét mã QR là tự thêm tài khoản.
Trunk và máy chủ PBX
Khai báo trunk SIP của nhà mạng hoặc gateway GSM có danh sách SIM. Đặt gateway dự phòng, mức gọi đồng thời và IVR riêng cho từng trunk.
SMS qua SIM
Trang Tin nhắn SMS hiển thị hội thoại theo SIM và gửi tin mới. Hội thoại tự gắn với khách hàng khi số khớp.
Chặn số và giới hạn gọi
Danh sách chặn kèm lý do và ngày hết hạn, giới hạn số cuộc gọi mỗi phút, giờ, ngày. Gọi quốc tế mặc định đóng, chỉ mở theo quốc gia và trunk bạn chọn.
Cách hoạt động
Nối trunk hoặc SIM
Khai báo máy chủ PBX và trunk (SIP nhà mạng hoặc gateway GSM), kiểm tra chấm trạng thái kết nối của trunk.
Cấp máy nhánh
Gán máy nhánh cho nhân viên, gán hàng loạt nếu nhiều người. Nhân viên đăng nhập hOne và gọi ngay, hoặc quét QR vào Zoiper.
Gọi, nhận, ghi chú
Gọi từ hồ sơ khách hoặc bàn phím số. Cuộc gọi đến hiện popup kèm thông tin khách. Sau cuộc gọi, ghi chú và chọn phân loại kết quả.
Theo dõi và kiểm soát
Xem tổng quan và lịch sử; đặt giới hạn tần suất và danh sách chặn để tránh gọi quá mức.
Ví dụ thực tế
Chị Lan ở Công ty ABC gọi lại khách báo giá
Công ty ABC có 6 nhân viên kinh doanh dùng chung một hotline. Quản lý muốn biết ai đã gọi khách nào và khách nào gọi nhỡ.
- Anh Minh (quản lý)Gán máy nhánh 101 đến 106 cho 6 nhân viên bằng chức năng Gán hàng loạt, rồi chọn hotline là số trunk của công ty.
- KháchGọi vào hotline lúc 10:20 khi chị Lan đang bận. Cuộc gọi hiện là Nhỡ và quản lý thấy trong Tổng quan.
- Chị LanMở lịch sử, thấy khách đã có trong CRM, bấm gọi lại ngay trên trình duyệt.
- Chị LanSau khi nói chuyện, ghi chú nội dung, chọn phân loại kết quả. Bản ghi âm nằm trong chi tiết cuộc gọi.
- Anh MinhCuối tuần xem lại lịch sử cuộc gọi theo chiều Đến, lọc trạng thái Nhỡ để biết giờ nào thiếu người trực.
Kết nối với các phân hệ khác
Khách hàngSố gọi đến được tra theo khách hàng; cuộc gọi lưu vào hồ sơ, số lạ thêm thành khách mới bằng một nút.IVR và hàng đợiCuộc gọi vào đi qua kịch bản IVR và nhóm đổ chuông trước khi tới máy nhánh nhân viên.Voice AIMột máy nhánh có thể trỏ vào VoiceAI agent để AI nghe máy thay người.Thông báoCuộc gọi nhỡ và tin SMS mới đẩy thông báo đến nhân viên liên quan.
Câu hỏi thường gặp
Tôi cần chuẩn bị gì để dùng tổng đài?
Một kết nối ra mạng điện thoại: trunk SIP của nhà mạng, hoặc thiết bị gateway GSM có SIM. Mô-đun tổng đài cần được bật cho tài khoản công ty bạn; hOne kết nối với trunk SIP hoặc tổng đài của công ty bạn, và đội hỗ trợ hướng dẫn bạn thiết lập.
Gọi bằng điện thoại thế nào?
Bạn gọi và nghe máy ngay trên trình duyệt, hoặc dùng softphone như Zoiper, Linphone, MicroSIP và máy bàn IP. Ứng dụng hCall trên di động sắp ra mắt.
Ghi âm có tự động không?
Có. Bản ghi âm được lưu trên máy chủ và nghe lại ngay trong chi tiết cuộc gọi, trong số ngày lưu trữ theo cài đặt của hệ thống.
Có gọi được quốc tế không?
Có, khi bạn mở theo từng quốc gia và chọn trunk dành cho quốc tế; người gọi cần có quyền. Mặc định hOne chỉ gọi số Việt Nam để tránh phát sinh cước ngoài ý muốn.
Xem thêm: Tổng đài hCall & Voice AI
Voice AIAgent AI nghe máy bằng giọng nói, trả lời theo kiến thức của bạn và chuyển nhân viên kèm tóm tắt.Chiến dịch gọiGọi danh sách khách hoặc nhắc hẹn từng người bằng AI, có khung giờ, bỏ qua số chặn, kết quả thành việc.IVR và hàng đợiKịch bản IVR nhiều bước, nhóm đổ chuông, chuyển nhân viên phụ trách theo CRM, kiểm tra giờ làm việc.