Kỳ lương theo tháng
Tạo kỳ lương trọn một tháng dương lịch và nhập ngày trả. Trạng thái: Nháp, Đang xử lý, Đã duyệt, Đã trả.
Nhân sự · Bảng lương
Chốt lương mỗi tháng nhanh, nhân viên tự xác nhận phiếu
Mỗi tháng bạn tạo một kỳ lương, hOne tính phiếu cho từng người từ công đã duyệt, phụ cấp, tăng ca, bảo hiểm và thuế. Duyệt xong, phiếu lương gửi qua email và nhân viên đồng ý hoặc khiếu nại ngay trên đó.
Vấn đề
Tính lương bằng Excel dễ sai và khó giải thích
Mỗi tháng kế toán ghép bảng công, đơn tăng ca, phụ cấp và công thức thuế vào một file. Sai một ô là cả bảng lệch, và khi nhân viên hỏi thì khó chỉ ra con số đến từ đâu.
- Công, phép và tăng ca nằm ở nhiều nơi, phải ghép tay mỗi tháng.
- Công thức BHXH và thuế TNCN đổi theo luật, file cũ không theo kịp.
- Gửi phiếu lương qua Zalo hoặc in giấy, không biết ai đã xem và ai đồng ý.
Giải pháp
Một kỳ lương, một nguồn số liệu
Lương lấy đúng số công đã duyệt, phép và tăng ca đã duyệt, cùng phụ cấp và chính sách của từng người. Hệ số tăng ca, tỷ lệ bảo hiểm và biểu thuế lưu theo phiên bản có ngày hiệu lực, nên đổi quy định không làm lệch kỳ cũ.
Tính năng chính
Tính lương tự động
Bấm Tính lương: hOne lấy công đã duyệt, lương cơ bản, phụ cấp, tăng ca, thưởng, BHXH, BHYT, BHTN và thuế TNCN lũy tiến. Người chưa duyệt công được liệt kê để xử lý.
Chính sách lương linh hoạt
Chọn cách trừ đi trễ (không trừ, theo bậc phạt hoặc theo giờ công thực tế) và có chia phụ cấp theo ngày công hay không. Lương cam kết hay công ty chịu bảo hiểm đặt được theo công ty, phòng ban hoặc từng người.
Sửa tay có ghi vết
Mở phiếu để thêm hoặc sửa khoản thu nhập, khấu trừ. Khoản sửa tay có nhãn Sửa tay kèm lý do và được giữ lại khi tính lại.
Duyệt và khoá kỳ lương
Sau Phê duyệt, phiếu bị khoá. Muốn sửa phải Mở lại kỳ kèm lý do. Kỳ đã trả chỉ quản trị cấp cao mở lại được.
Gửi phiếu lương qua email
Gửi cả kỳ hoặc từng phiếu, email có link Đồng ý, không cần đăng nhập. Nhân viên xem phiếu ở Phiếu lương của tôi, HR tải PDF từng phiếu.
Xác nhận và khiếu nại
Mỗi phiếu có trạng thái Chờ xác nhận, Đã đồng ý, Tự động đồng ý (sau 7 ngày không phản hồi) hoặc Đang khiếu nại. HR trả lời trong mục Khiếu nại.
Chuyển khoản và hoa hồng
Xuất file chuyển khoản theo lô sau khi chọn mẫu ngân hàng và tài khoản nguồn. Bảng kê hoa hồng bán hàng đã duyệt được đưa vào phiếu lương của người nhận.
Cách hoạt động
Cấu hình lương và hồ sơ
Khai báo lương cơ bản, phụ cấp cho từng nhân viên và các mục ở Cấu hình lương: hệ số tăng ca, bảo hiểm, biểu thuế. Có nút tạo cấu hình mặc định theo quy định hiện hành.
Tạo kỳ lương và tính
Vào Bảng lương → Xử lý bảng lương, bấm Tạo kỳ lương, chọn nhân viên rồi Tính lương. Người đã có phiếu được bỏ qua, dùng Tính lại để dựng lại.
Kiểm tra và duyệt
Xem từng phiếu, sửa khoản cần thiết rồi Phê duyệt. Từ lúc này phiếu bị khoá.
Gửi phiếu và chi trả
Gửi phiếu lương qua email, xuất file chuyển khoản, rồi Đánh dấu đã trả kèm phương thức thanh toán và mã tham chiếu.
Ví dụ thực tế
Chốt lương tháng 9 cho Công ty ABC
Chị Hà là kế toán, tính lương cho 25 nhân viên sau khi chị Lan bên nhân sự đã khoá công tháng.
- Chị HàTạo kỳ Lương tháng 9, ngày trả 05/10, rồi bấm Tính lương cho tất cả nhân viên.
- hOneTính xong 23 phiếu. 2 nhân viên bị bỏ qua vì chưa duyệt chấm công và được liệt kê trong Kết quả xử lý.
- Chị HàNhờ chị Lan duyệt công cho 2 người đó, tính lương lần nữa cho họ, kiểm tra các phiếu rồi bấm Phê duyệt kỳ lương.
- Chị HàBấm Gửi phiếu lương. Mỗi nhân viên nhận email có chi tiết thu nhập, khấu trừ và link Đồng ý.
- Anh MinhThấy thiếu một buổi tăng ca nên mở Phiếu lương của tôi và gửi khiếu nại mục Lương tăng ca kèm lý do.
- Chị HàTrả lời trong mục Khiếu nại. Cần sửa thì Mở lại kỳ kèm lý do, chỉnh phiếu rồi duyệt lại. Anh Minh xác nhận lại phiếu mới.
Kết nối với các phân hệ khác
Câu hỏi thường gặp
hOne tính thuế TNCN và bảo hiểm theo quy định nào?
Khi bạn tạo cấu hình mặc định, hOne nạp biểu thuế lũy tiến, tỷ lệ BHXH, BHYT, BHTN và mức trần theo quy định hiện hành. Mỗi loại có ngày hiệu lực để bạn cập nhật khi luật đổi. Nên cho kế toán đối chiếu trước kỳ lương đầu tiên.
hOne có tự chuyển tiền lương không?
Không. hOne xuất file chuyển khoản theo lô (chọn mẫu ngân hàng và tài khoản nguồn) để bạn nộp cho ngân hàng, sau đó bạn Đánh dấu đã trả trong kỳ lương.
Nhân viên đồng ý phiếu lương bằng cách nào?
Bấm link Đồng ý trong email, không cần đăng nhập. Không phản hồi sau 7 ngày thì tự động đồng ý. Muốn khiếu nại thì đăng nhập hOne, mở Phiếu lương của tôi và chọn từng mục không đồng ý.
Duyệt rồi còn sửa được không?
Phiếu đã duyệt hoặc đã chi bị khoá. Bạn Mở lại kỳ kèm lý do. Kỳ đã trả chỉ quản trị cấp cao mở lại được và phải xác nhận tự đối chiếu số đã chuyển. Nếu số liệu đổi, nhân viên phải xác nhận lại.
Có tính lương kinh doanh và hoa hồng không?
Có. Bảng kê hoa hồng bán hàng đã duyệt được đưa vào phiếu của người nhận, và cấu hình Lương kinh doanh nằm trong Cấu hình lương. Điểm KPI công việc có thể thành thưởng hoặc phạt nếu công ty chọn áp dụng.
Kỳ lương tính theo khoảng thời gian nào?
Theo trọn một tháng dương lịch, ví dụ từ ngày 1 đến hết tháng. Bạn đặt riêng ngày trả lương cho từng kỳ.
Xem thêm: Công việc & Nhân sự
Công việc & dự ánKanban, danh sách, nhắc hạn, duyệt chấm sao KPI và dự án có giai đoạn, bàn giao, cổng khách hàng.Quản lý tài liệuThư mục, thùng rác, chia sẻ, soạn Word Excel, nhận file từ máy scan qua FTP, WebDAV và OCR tùy chọn.KPI & quy chếMẫu KPI có trọng số, đợt đánh giá, văn bản quy chế xác nhận đã đọc, phiếu phạt và phiếu thưởng.Chấm côngChấm công ảnh kép và GPS, bảng công tháng, duyệt và khoá công trước khi tính lương.Nghỉ phép & tăng caĐơn nghỉ phép và tăng ca, số dư phép theo thâm niên, kết chuyển cuối năm, trần giờ tăng ca.