Mẫu KPI dạng cây
Mẫu có năm, loại kỳ (Q1, T3, H1) và cây mục KPI cha-con. Mỗi mục có trọng số %, đơn vị, mục tiêu, định lượng hoặc định tính. Nhân bản mẫu sang kỳ sau.
KPI & Quy chế
KPI có số liệu thật, nội quy có xác nhận đã đọc
Dựng mẫu KPI có trọng số, mở đợt đánh giá để nhân viên tự chấm và quản trị review. Cùng nơi đó là văn bản quy chế có xác nhận đã đọc, phiếu phạt hai bước duyệt và phiếu thưởng theo ngân sách phòng ban.
Vấn đề
KPI làm bằng bảng tính, quy chế nằm trong thư mục không ai mở
Mỗi kỳ đánh giá lại gửi file Excel qua email, thu về rồi gom tay. Nội quy ban hành xong không ai biết nhân viên đã đọc chưa, còn phạt thưởng thì ghi rời rạc.
- Mỗi kỳ làm lại file KPI, gửi qua email và rất khó tổng hợp điểm cả công ty
- Số liệu như doanh số, tỷ lệ đúng hạn, chuyên cần phải gom tay từ nhiều nơi
- Ban hành nội quy xong không biết ai đã đọc; phạt và thưởng ghi miệng hoặc ghi ở file riêng
Giải pháp
Từ mẫu KPI đến điểm cuối, từ quy chế đến phiếu phạt thưởng
Phần KPI đi theo chuỗi: mẫu KPI, phân công, đợt đánh giá, tự đánh giá, review, xác nhận, và một số chỉ số lấy tự động từ dữ liệu hOne. Phần quy chế gồm văn bản có duyệt và xác nhận đã đọc, cấu hình quy tắc làm việc, phiếu phạt và phiếu thưởng có luồng duyệt.
Tính năng chính
Phân công theo nhóm hoặc cá nhân
Gán mẫu cho cả nhóm, phòng ban hoặc chỉ một số cá nhân. hOne hiển thị danh sách nhân viên được áp dụng để bạn kiểm tra trước khi mở đợt.
Chỉ số lấy tự động
Mỗi mục nhập tay, tự động hoặc kết hợp. Tự động lấy được tỷ lệ hoàn thành việc, tỷ lệ đúng hạn, tỷ lệ chuyên cần và doanh số thực thu trước VAT.
Đợt đánh giá có luồng rõ
Tạo đợt từ một mẫu với khoảng ngày; trạng thái Mở, Review, Đóng. Nhân viên tự đánh giá, quản trị chấm điểm manager, thấy chỗ số nhập khác số hệ thống rồi Xác nhận.
Điểm và xếp loại
Mục định lượng = thực tế chia mục tiêu x 100, giới hạn 0-100; mục định tính lấy điểm manager. Xếp loại: Xuất sắc từ 90, Tốt 70-89, Đạt 50-69, Cần cải thiện dưới 50.
Văn bản quy chế có duyệt
Văn bản có số hiệu, danh mục, hiệu lực, nội dung và file đính kèm. Luồng Gửi duyệt, Phê duyệt hoặc Từ chối, Lưu trữ, có lịch sử phiên bản. Công khai cho mọi người hoặc riêng cho một số nhóm.
Xác nhận đã đọc
Bật yêu cầu xác nhận đã đọc kèm hạn; nhân viên bấm Xác nhận đã đọc và hOne lưu ngày xác nhận. Bảng tổng quan cho tỷ lệ tuân thủ theo danh mục.
Phiếu phạt và phiếu thưởng
Phiếu phạt có bằng chứng và duyệt hai bước (quản lý, rồi HR). Phiếu thưởng theo phòng ban, quý và cảnh báo khi vượt ngân sách. Phiếu đã duyệt được trừ hoặc cộng khi tính lương.
Cách hoạt động
Dựng mẫu KPI
Quản trị tạo mẫu, thêm các mục KPI và trọng số (hệ thống kiểm tra tổng trọng số), chọn nguồn dữ liệu thủ công, tự động hoặc kết hợp, phân công cho nhóm hoặc cá nhân rồi Kích hoạt.
Mở đợt đánh giá
Tạo đợt cho kỳ cần đánh giá. Nhân viên vào Tự đánh giá, nhập thực tế và điểm; các mục tự động hiển thị giá trị hệ thống tính.
Review và chốt
Chuyển đợt sang Review, quản trị chấm điểm manager và nhận xét, Xác nhận từng người hoặc tất cả, rồi Đóng và tổng kết. Tổng quan KPI cho phân bố điểm và danh sách nổi bật.
Ban hành quy chế và xử lý phạt thưởng
Tạo văn bản, gửi duyệt, xuất bản và theo dõi ai đã xác nhận. Khi có vi phạm hoặc thành tích, lập phiếu phạt hoặc phiếu thưởng đi qua luồng duyệt.
Ví dụ thực tế
Chốt KPI quý 3 cho phòng Kinh doanh
Cửa hàng Demo dùng KPI cho phòng Kinh doanh. Chị Lan là quản trị và HR, anh Minh là nhân viên kinh doanh.
- Chị LanTạo mẫu KPI Kinh doanh Q3/2026 với ba mục: Doanh số thực thu 50%, Tỷ lệ đúng hạn 30%, Phối hợp (định tính) 20%. Phân công cho phòng Kinh doanh và Kích hoạt.
- hOneKhi mở đợt Q3/2026, doanh số và tỷ lệ đúng hạn lấy tự động từ dữ liệu hOne; mục Phối hợp để nhân viên và quản trị chấm.
- Anh MinhVào Tự đánh giá, xem giá trị hệ thống tính, chấm mục Phối hợp 80 điểm và viết giải trình.
- Chị LanChuyển đợt sang Review, chấm điểm manager 75 cho mục Phối hợp kèm nhận xét, bấm Xác nhận tất cả rồi Đóng và tổng kết.
- hOneTổng quan KPI hiện điểm trung bình, phân bố Xuất sắc, Tốt, Đạt, Cần cải thiện và danh sách nhân viên nổi bật.
Kết nối với các phân hệ khác
Công việc & dự ánTỷ lệ hoàn thành và đúng hạn của việc là chỉ số tự động; điểm KPI từng việc có bảng riêng ở phân hệ công việc.Chấm côngTỷ lệ chuyên cần lấy từ dữ liệu chấm công làm chỉ số tự động.Bảng lươngPhiếu phạt đã duyệt được trừ và phiếu thưởng đã duyệt được cộng khi tính lương kỳ tương ứng.Đơn hàngDoanh số thực thu trước VAT, gán theo nhân viên kinh doanh của đơn, là chỉ số tự động.Chat đa kênhĐiểm phản hồi khách và số lần để khách chờ quá hạn lấy từ hội thoại.
Câu hỏi thường gặp
Ai tạo mẫu KPI và chấm điểm manager?
Quản trị viên tạo và kích hoạt mẫu, phân công, mở đợt, chấm điểm manager và xác nhận. Nhân viên vào Tự đánh giá để nhập phần của mình và xem kết quả đợt đang mở.
Điểm KPI có tự vào bảng lương không?
Điểm của đợt đánh giá KPI không tự vào lương. Phiếu phạt và phiếu thưởng đã duyệt thì được tính khi chạy lương kỳ tương ứng.
Chỉ số tự động có những loại nào?
Sáu loại: tỷ lệ hoàn thành việc, tỷ lệ hoàn thành đúng hạn, tỷ lệ chuyên cần, doanh số thực thu trước VAT, điểm phản hồi khách và số lần để khách chờ quá hạn (hai chỉ số cuối tính khi tắt AI). Mục không có chỉ số phù hợp thì nhập tay.
Nhân viên có thể sửa số liệu hệ thống tính không?
Với mục kết hợp, nhân viên nhập giá trị thực tế của mình và hệ thống hiển thị giá trị nó tính. Màn review đánh dấu chỗ hai giá trị khác nhau để quản trị cân nhắc trước khi chốt.
Phiếu phạt được lập như thế nào?
Người có quyền lập phiếu phạt, rồi phiếu đi qua duyệt của quản lý và HR. Bạn có thể khai báo mức phạt theo số phút đi muộn trong cấu hình quy tắc làm việc để dùng làm chuẩn.
Xem thêm: Công việc & Nhân sự
Công việc & dự ánKanban, danh sách, nhắc hạn, duyệt chấm sao KPI và dự án có giai đoạn, bàn giao, cổng khách hàng.Quản lý tài liệuThư mục, thùng rác, chia sẻ, soạn Word Excel, nhận file từ máy scan qua FTP, WebDAV và OCR tùy chọn.Chấm côngChấm công ảnh kép và GPS, bảng công tháng, duyệt và khoá công trước khi tính lương.Nghỉ phép & tăng caĐơn nghỉ phép và tăng ca, số dư phép theo thâm niên, kết chuyển cuối năm, trần giờ tăng ca.Bảng lươngKỳ lương, phiếu lương, BHXH, thuế TNCN, gửi email, nhân viên xác nhận hoặc khiếu nại.