Phiếu theo nguồn
Phiếu có thể lập từ Đơn hàng, Hợp đồng, Dự án, Công tác hoặc đứng riêng. Form hiện Tổng giá trị, Đã thanh toán, Còn lại và cảnh báo nếu thu vượt.
Tài chính · Phiếu thu/chi
Thu tiền theo từng đợt, biết ngay ai đã trả bao nhiêu
Phiếu thu/chi (phiếu thanh toán) ghi lại mỗi khoản khách trả hoặc công ty chi, gắn với đơn hàng, hợp đồng, dự án hoặc đứng riêng. Phiếu có mã QR VietQR để khách quét, xuất PDF, gửi email và tự cập nhật trạng thái khi khớp giao dịch ngân hàng.
Vấn đề
Thu tiền theo đợt, không biết ai đã trả bao nhiêu
Hợp đồng chia nhiều đợt thanh toán, nhưng việc thu tiền ghi trong tin nhắn và sổ tay. Cuối kỳ không ai chắc đơn nào còn nợ, đơn nào đã thu thừa.
- Khách hỏi số tài khoản, nội dung chuyển khoản mỗi lần, kế toán gõ lại bằng tay.
- Phiếu thu giấy tách khỏi đơn hàng và hợp đồng nên khó tính công nợ.
- Tiền đã về ngân hàng nhưng phiếu vẫn ghi chưa thanh toán.
Giải pháp
Mỗi khoản thanh toán là một phiếu có nguồn, đợt và trạng thái
Bạn lập phiếu từ chính đơn hàng hoặc hợp đồng, hOne điền sẵn khách hàng, số tiền còn lại và tài khoản công ty. Phiếu đi từ Nháp sang Đã xác nhận; khi giao dịch ngân hàng được liên kết, phiếu tự thành Thanh toán một phần hoặc Đã thanh toán.
Tính năng chính
Đợt thanh toán
Mỗi phiếu có số đợt, mô tả đợt, hạn thanh toán và ngày thanh toán, để theo dõi lịch thu của hợp đồng.
Mã QR VietQR
Nút Mã QR thanh toán tạo QR từ tài khoản ngân hàng mặc định của công ty để khách quét và chuyển khoản.
PDF và gửi email
Chọn mẫu in để xuất PDF, hoặc chọn người nhận và mẫu email, xem trước rồi gửi. Lịch sử email đã gửi được lưu trên phiếu.
Liên kết giao dịch và hóa đơn
Gắn một hay nhiều giao dịch ngân hàng với Số tiền phân bổ. Phân bổ đủ thì phiếu thành Đã thanh toán, thiếu thì Thanh toán một phần. Phiếu cũng gắn được hóa đơn VAT của cùng khách.
Xác nhận, hủy và lịch sử
Chỉ phiếu Nháp mới sửa hoặc xóa được. Hủy phiếu bắt buộc nhập lý do, mọi thay đổi đều vào lịch sử hoạt động.
Giao diện thực tế
Cách hoạt động
Tạo phiếu từ đơn hoặc hợp đồng
Bấm tạo phiếu ngay trong đơn hàng, hợp đồng, hoặc từ trang Phiếu thu/chi; chọn loại phiếu thu hay chi và nguồn.
Điền thông tin thanh toán
Chọn tài khoản công ty (tự điền số tài khoản, ngân hàng), phương thức, ngày, đợt thanh toán và các dòng chi tiết.
Gửi cho khách
Hiện mã QR VietQR, xuất PDF hoặc gửi email kèm phiếu để khách chuyển khoản.
Xác nhận khi tiền về
Xác nhận phiếu, liên kết giao dịch ngân hàng tương ứng; trạng thái phiếu và tiến độ thanh toán của đơn tự cập nhật.
Ví dụ thực tế
Thu đợt 2 của hợp đồng Công ty ABC
Hợp đồng của Công ty ABC có 3 đợt thanh toán, anh Minh phụ trách thu tiền.
- Anh MinhMở hợp đồng, bấm tạo phiếu thu cho Đợt 2; form tự điền khách hàng và hiện Tổng giá trị, Đã thanh toán, Còn lại.
- Anh MinhBấm Mã QR thanh toán, gửi email phiếu kèm QR cho chị Lan bên Công ty ABC.
- Chị LanQuét QR và chuyển khoản đủ số tiền của đợt 2.
- Kế toánThấy giao dịch tiền về, liên kết vào phiếu với số tiền phân bổ đủ; phiếu chuyển sang Đã thanh toán, tiến độ hợp đồng tăng theo.
Kết nối với các phân hệ khác
Đơn hàngPhiếu lập từ đơn hàng; tiền đã thu của phiếu cộng vào tiến độ thanh toán của đơn.Hợp đồngPhiếu theo từng đợt thanh toán của hợp đồng, có Tổng giá trị, Đã thanh toán, Còn lại.Giao dịchLiên kết giao dịch ngân hàng vào phiếu để phiếu tự chuyển trạng thái thanh toán.Hóa đơn điện tửTạo hóa đơn VAT từ các phiếu đã xác nhận cùng một đơn hoặc hợp đồng.Khách hàngPhiếu gắn với khách hàng và người liên hệ, hiện trong hồ sơ khách.
Câu hỏi thường gặp
Mã QR dùng ngân hàng nào?
Dùng tài khoản ngân hàng mặc định của công ty trong Cấu hình tài chính. Bạn chỉ cần đặt một tài khoản mặc định và điền mã ngân hàng cho tài khoản đó trước khi tạo QR.
Phiếu có bước duyệt không?
Có. Phiếu đi từ Nháp sang Đã xác nhận, kèm ghi chú và người xác nhận được lưu lại.
Sửa phiếu đã xác nhận được không?
Chỉ phiếu Nháp được sửa hoặc xóa, để số tiền của phiếu đã xác nhận hoặc đã khớp ngân hàng không bị đổi. Nếu cần thay đổi, bạn Hủy phiếu (có lý do) rồi lập phiếu mới.
hOne có tự chuyển tiền cho nhà cung cấp không?
Không. Phiếu chi là chứng từ ghi nhận khoản chi; việc chuyển tiền bạn vẫn thực hiện qua ngân hàng.
Tiền khách chuyển về có tự khớp vào phiếu không?
Với tiền về có mã đơn hàng trong nội dung, hOne tự tạo phiếu thu và gắn vào đơn. Các trường hợp khác bạn liên kết giao dịch vào phiếu, hoặc dùng quy tắc tự động của hSMS.
Xem thêm: Tài chính & Kế toán
Giao dịchSổ giao dịch ngân hàng: lọc, phân loại danh mục, xác nhận, đối soát, liên kết phiếu và hóa đơn VAT.Hóa đơn điện tửLập hóa đơn VAT từ đơn hoặc phiếu thu, ký phát hành và đồng bộ với EasyInvoice.Đối soát ngân hàngNhập sao kê, nhận tiền về qua hSMS, tự khớp phiếu và đơn hàng, đối soát từng giao dịch.Ký sốKý số PDF qua AutoSign: profile ký, phân quyền, trình ký, nhật ký, gắn vào hợp đồng và đơn.