Thư mục và ba kho
Thư mục lồng nhau, có màu. Ba tab: Của tôi, Chung (cả công ty), Được chia sẻ. Có thanh dung lượng, tìm kiếm và chọn nhiều tệp để di chuyển hoặc xóa.
hDocuments
Tài liệu công ty gom một chỗ, chia sẻ đúng người
Một kho tài liệu cho cả công ty: thư mục nhiều cấp, tài liệu riêng, chung và được chia sẻ, soạn Word, Excel, PowerPoint trên trình duyệt, chia sẻ qua link và nhận thẳng file từ máy scan.
Vấn đề
Tài liệu nằm rải rác trong máy từng người
File hợp đồng, bảng giá, giấy tờ quét nằm trong máy tính cá nhân, Zalo, email và USB. Cần tìm thì hỏi cả phòng, gửi cho khách thì đính kèm bản cũ.
- Giấy tờ quét bằng máy scan phải đổi tên và chép tay vào thư mục, dễ quên hoặc nhầm
- Gửi file cho khách qua chat nên không thu hồi được và không biết khách đã mở chưa
- Xóa nhầm file là mất, vì máy tính cá nhân không có thùng rác chung
Giải pháp
Kho chung có quyền rõ ràng, nhận file từ máy scan
hDocuments tổ chức tài liệu theo thư mục, tách ba kho Của tôi, Chung và Được chia sẻ. File đi vào bằng tải lên, máy scan qua FTP hoặc ổ đĩa mạng WebDAV. Chia sẻ dùng link có hạn, mật khẩu và nhật ký truy cập; xóa nhầm vẫn lấy lại từ Thùng rác.
Tính năng chính
Tải lên tệp và cả thư mục
Kéo thả tệp hoặc cả thư mục kèm thư mục con. Có tùy chọn ghi đè file trùng tên (bản cũ vào Thùng rác). Quản trị đặt kích thước và loại tệp cho phép.
Soạn trực tiếp bằng hDocs
Tạo Word, Excel, PowerPoint hoặc ghi chú .txt ngay trong hOne và sửa bằng trình soạn hDocs toàn màn hình. Cần hDocs được cấp phép cho công ty.
Chia sẻ có kiểm soát
Chia sẻ cho người dùng với quyền Chỉ xem, Bình luận hoặc Chỉnh sửa. Link công khai có hiệu lực 7 ngày; thư mục có mật khẩu, thu hồi và xem lượt truy cập.
Nhận file từ máy scan
Máy scan văn phòng gửi file qua FTP tới hOne. Mỗi người có thư mục quét riêng, công ty có thư mục Scan chung; file tự nhập vào thư mục bạn chọn và báo khi có file mới.
AI OCR tùy chọn
Khi bật OCR, ảnh và PDF quét về được AI đọc: lưu toàn văn, độ tin cậy, gợi ý loại tài liệu và tên file. OCR tính chi phí AI nên bạn bật riêng cho từng người hoặc kho Scan chung.
Ổ đĩa mạng WebDAV
Gắn kho tài liệu thành ổ đĩa trên Windows hoặc Mac qua WebDAV, mật khẩu ứng dụng riêng cho từng thiết bị và thu hồi được. Có thể kết nối thêm Google Drive cá nhân.
Thùng rác và ký số
Xóa là chuyển vào Thùng rác và khôi phục được; chỉ Xóa vĩnh viễn mới mất hẳn. Menu của tệp có thao tác Ký số để chuyển sang phân hệ ký số.
Giao diện thực tế
Cách hoạt động
Dựng cây thư mục
Tạo thư mục theo phòng ban hoặc theo khách hàng, đặt màu, thêm thư mục con. Tài liệu nào dùng chung cả công ty thì để ở kho Chung.
Đưa tài liệu vào
Tải lên từ trình duyệt, hoặc cấu hình máy scan gửi qua FTP với server, tên đăng nhập và mật khẩu FTP lấy trong Cấu hình tài liệu. Muốn dùng như ổ đĩa thì tạo mật khẩu ứng dụng WebDAV.
Chia sẻ đúng người
Chia sẻ cho đồng nghiệp theo quyền xem hoặc sửa, hoặc tạo link cho người ngoài và xem lại lượt truy cập khi cần.
Tìm và dùng lại
Tìm theo tên, chọn tài liệu có sẵn khi bàn giao dự án hoặc làm hướng dẫn, gửi đi ký số, và khôi phục từ Thùng rác nếu lỡ xóa.
Ví dụ thực tế
Hợp đồng quét về, chia sẻ cho khách xem
Cửa hàng Demo ký hợp đồng bản giấy với Công ty ABC. Chị Lan muốn lưu bản quét và gửi cho khách xem một bản có mật khẩu.
- Chị LanĐặt hợp đồng lên máy scan văn phòng và bấm gửi. Máy gửi file PDF qua FTP vào thư mục Scan chung.
- hOneFile tự nhập vào thư mục Hợp đồng khách hàng. Vì thư mục này bật AI OCR, hOne đọc nội dung, lưu độ tin cậy và gợi ý tên file.
- Chị LanMở thư mục, kiểm tra tên gợi ý, rồi chia sẻ thư mục cho khách với mật khẩu và yêu cầu người xem để lại thông tin.
- Công ty ABCMở link, nhập mật khẩu và thông tin liên hệ, xem hoặc tải file.
- Chị LanVào Xem lượt truy cập để thấy ai đã mở và lúc nào; khi xong thì Thu hồi link.
Kết nối với các phân hệ khác
Ký sốMenu của tệp có thao tác Ký số; tài liệu đã ký được thêm lại vào kho tài liệu.Khách hàngTài liệu có thể gắn với một khách hàng, và quyền xem theo quyền truy cập khách hàng đó.Công việc & dự ánHạng mục bàn giao dự án và ảnh hướng dẫn chọn trực tiếp từ tài liệu có sẵn.Thông báoFile mới từ máy scan có thể báo cho người nhận qua thông báo.
Câu hỏi thường gặp
Giới hạn dung lượng và loại file là gì?
Quản trị đặt kích thước tối đa mỗi tệp, số tệp mỗi lần tải và loại tệp cho phép trong Cấu hình tài liệu. Trang tài liệu hiển thị dung lượng đã dùng. Hạn mức tổng của công ty do gói dịch vụ quy định.
OCR có chính xác tuyệt đối không?
Không. Kết quả đi kèm độ tin cậy từ 0 đến 100, nên bạn kiểm tra các trường quan trọng như số hợp đồng hay tên công ty. OCR dùng AI nên có chi phí. Nếu OCR không đọc được, file vẫn được nhập bình thường.
Soạn Word hoặc Excel trên trình duyệt cần gì?
Cần trình soạn hDocs được cấp phép cho công ty. Nếu chưa có, bạn vẫn tải lên, tải xuống, chia sẻ như thường, hoặc gắn ổ đĩa WebDAV rồi mở bằng Word, Excel trên máy.
Lỡ ghi đè hoặc xóa nhầm file thì sao?
Xóa chuyển vào Thùng rác nên khôi phục được. Khi tải lên với tùy chọn ghi đè file trùng tên, bản cũ cũng vào Thùng rác. Chỉ Xóa vĩnh viễn hoặc Dọn thùng rác mới mất hẳn.
Link chia sẻ có an toàn không?
Link công khai của tài liệu hết hạn sau 7 ngày và thu hồi được; thư mục có thể đặt mật khẩu và xem nhật ký truy cập.
Máy scan của tôi dùng được không?
Dùng được nếu máy có chức năng quét tới FTP (Scan to FTP). Bạn nhập server, tên đăng nhập và mật khẩu FTP hiển thị trong Cấu hình máy quét. Máy scan cần kết nối mạng được tới hOne, bạn có thể nhờ bộ phận IT của công ty thiết lập.
Xem thêm: Công việc & Nhân sự
Công việc & dự ánKanban, danh sách, nhắc hạn, duyệt chấm sao KPI và dự án có giai đoạn, bàn giao, cổng khách hàng.KPI & quy chếMẫu KPI có trọng số, đợt đánh giá, văn bản quy chế xác nhận đã đọc, phiếu phạt và phiếu thưởng.Chấm côngChấm công ảnh kép và GPS, bảng công tháng, duyệt và khoá công trước khi tính lương.Nghỉ phép & tăng caĐơn nghỉ phép và tăng ca, số dư phép theo thâm niên, kết chuyển cuối năm, trần giờ tăng ca.Bảng lươngKỳ lương, phiếu lương, BHXH, thuế TNCN, gửi email, nhân viên xác nhận hoặc khiếu nại.