Ảnh kép có dấu vị trí
Trên app hCheckin, camera sau chụp nơi làm việc, camera trước chụp selfie. Toạ độ, địa chỉ và giờ được in lên ảnh. Bật hoặc tắt trong Cấu hình chấm công.
Nhân sự · Chấm công
Chấm công đúng người, đúng nơi, chốt công không cần dò sổ
Nhân viên chấm công trên app hCheckin hoặc web, kèm ảnh và vị trí. Cuối tháng bạn xem bảng công, xử lý ngày bất thường, duyệt rồi khoá. Số công đã chốt chính là số lương dùng.
Vấn đề
Bảng công cuối tháng luôn là một cuộc dò sổ
Chấm công bằng sổ, Excel hay máy tại văn phòng rất khó kiểm chứng khi nhân viên đi thị trường. Cuối tháng kế toán dò từng ngày, rồi lương vẫn bị tranh cãi.
- Nhân viên đi gặp khách hoặc làm tại công trình, không có máy chấm công để dùng.
- Quên check-out, chấm hộ, chấm từ xa: khó biết ngày nào đáng tin.
- Đơn nghỉ phép và tăng ca nằm ở nơi khác, phải ghép tay vào bảng công.
Giải pháp
Một bảng công làm nguồn duy nhất cho lương
hOne ghi từng lượt vào/ra kèm ảnh, toạ độ và cách chấm (GPS, WiFi, vùng văn phòng hoặc thủ công). Phép, tăng ca và công tác tự vào bảng công. Bạn duyệt rồi khoá tháng, và lương lấy đúng số đã chốt.
Tính năng chính
Văn phòng, bán kính và WiFi
Khai báo văn phòng với bán kính (mét) và WiFi công ty. Có thể bật tự check-in và tự check-out khi nhân viên vào hoặc rời vùng văn phòng, hoặc kết nối hay ngắt WiFi.
Nhận diện khuôn mặt
Tải ảnh mẫu cho từng nhân viên rồi bật nhận diện. Chọn Bắt buộc khớp (chặn check-in nếu lệch) hoặc Chỉ ghi nhận.
Hạn chế gian lận
Đặt thời lượng tối đa cho một phiên, ngưỡng sai số GPS, và hệ thống đánh dấu nghi vấn khi phát hiện giả mạo vị trí.
Lộ trình và công tác
Lộ trình GPS chỉ ghi trong giờ làm và dừng khi check-out. Công tác có yêu cầu, duyệt, ảnh hiện trường và lộ trình.
Bảng công tháng
Mỗi nhân viên một dòng: ngày công, trễ, vắng, tăng ca, phép, công tác. Cờ cảnh báo cho thiếu check-in, quên check-out, làm chưa đủ giờ. Xuất Excel hoặc CSV.
Duyệt và khoá tháng
Duyệt từng người hoặc cả tháng, rồi Khóa tháng. Mở khoá cần quyền quản trị và lý do, được lưu vào lịch sử duyệt công.
Lịch làm việc, ngày lễ
Đặt ngày làm theo thứ, nửa ngày hoặc thứ Bảy cách tuần, quản lý ngày lễ. Người không cần chấm công được đặt Miễn chấm công theo khoảng ngày.
Cách hoạt động
Khai báo văn phòng và lịch
Vào Quản trị → Chấm công: thêm Văn phòng (vị trí, bán kính, WiFi), Ca làm việc, Ngày lễ, rồi chọn các tuỳ chọn trong Cấu hình chấm công.
Nhân viên chấm công
Mở app hCheckin (hoặc bấm Check-in trên web), chụp ảnh và gửi. Khi mất mạng, app lưu lại và đồng bộ về hOne sau.
Hệ thống nhắc và tổng hợp
Quên check-out thì có nhắc theo độ trễ bạn đặt. Phiên treo quá giới hạn bị tự đóng và gắn cờ. Trang Chấm công cho thấy ai có mặt, đi muộn, vắng, nghỉ phép, đi công tác hôm nay.
Duyệt và khoá tháng
Xử lý cảnh báo trong Bảng công, sửa công kèm lý do, duyệt rồi khoá. Kỳ lương chỉ tính cho người đã được duyệt công.
Ví dụ thực tế
Chốt công tháng cho đội kinh doanh
Công ty ABC có đội kinh doanh hay đi gặp khách. Chị Lan phụ trách nhân sự và chốt công mỗi tháng trên hOne.
- Anh Minh (nhân viên)Lúc 08:10 chấm công vào bằng app hCheckin tại văn phòng: ảnh kép, GPS khớp bán kính, WiFi công ty đúng BSSID.
- Anh MinhThứ Tư đi gặp khách ở quận khác nên gửi yêu cầu công tác. Sau khi được duyệt, anh bắt đầu chuyến và app ghi ảnh hiện trường cùng lộ trình.
- hOneChị Hà quên check-out. App nhắc nhưng phiên vẫn mở nên hệ thống tự đóng và gắn cờ Quên check-out. Ngày đó không tính tăng ca.
- Chị Lan (nhân sự)Mở Chấm công → Bảng công tháng, thấy cảnh báo ở 2 nhân viên. Chị mở từng ngày, sửa giờ ra và ghi lý do vào lịch sử duyệt công.
- Chị LanBấm Duyệt tháng rồi Khóa tháng. Từ lúc này kế toán tính lương được cho cả đội.
Kết nối với các phân hệ khác
Nghỉ phép & tăng caĐơn nghỉ phép đã duyệt hiện thành phép có lương hoặc không lương trong bảng công. Đơn còn chờ duyệt được cảnh báo trước khi chốt.Bảng lươngCông đã duyệt và tăng ca là đầu vào tính lương. Người chưa duyệt công sẽ chưa được tính lương.Thông báoNhắc check-out và bản tóm tắt buổi sáng cho quản lý đi qua thông báo, kể cả push về app hCheckin.
Câu hỏi thường gặp
Nhân viên chấm công không cần app được không?
Được. Trang Chấm công trên web có đồng hồ và nút Check-in, Check-out. Ảnh kép, tự check-in theo vị trí hoặc WiFi và theo dõi lộ trình là của app hCheckin.
hOne có theo dõi nhân viên ngoài giờ làm không?
Không. Theo dõi lộ trình chỉ chạy sau khi check-in và dừng khi check-out hoặc hết giờ làm (khi bật Chỉ theo dõi trong giờ làm). Bạn cũng chọn ai được xem trạng thái hiện diện: chỉ Admin, Quản lý và team, hoặc tất cả.
Chấm công hộ hoặc giả vị trí thì sao?
hOne giảm rủi ro chứ không loại bỏ hoàn toàn. Có ảnh kép, nhận diện khuôn mặt (nếu bật), đối chiếu BSSID WiFi, ngưỡng sai số GPS và đánh dấu nghi vấn khi phát hiện giả mạo vị trí. Người duyệt công quyết định với các ca bị gắn cờ.
Tăng ca có tự tính từ chấm công không?
Bạn có thể bật Tự động tạo yêu cầu tăng ca kèm số phút tối thiểu. Yêu cầu vẫn cần được duyệt. Phiên bị hệ thống tự đóng do quên check-out thì không tính tăng ca.
Tháng đã khoá có sửa được không?
Không sửa trực tiếp. Mở khoá cần quyền quản trị và nhập lý do, sau đó bạn sửa công rồi duyệt lại. Nếu kỳ lương đã duyệt, phải mở lại kỳ lương trước.
Có cần mua máy chấm công vân tay hoặc thẻ từ không?
Không cần. Công được ghi từ app hCheckin, nút Check-in trên web, hoặc quản trị viên nhập giúp kèm lý do. Bạn không phải đầu tư thiết bị riêng.
Xem thêm: Công việc & Nhân sự
Công việc & dự ánKanban, danh sách, nhắc hạn, duyệt chấm sao KPI và dự án có giai đoạn, bàn giao, cổng khách hàng.Quản lý tài liệuThư mục, thùng rác, chia sẻ, soạn Word Excel, nhận file từ máy scan qua FTP, WebDAV và OCR tùy chọn.KPI & quy chếMẫu KPI có trọng số, đợt đánh giá, văn bản quy chế xác nhận đã đọc, phiếu phạt và phiếu thưởng.Nghỉ phép & tăng caĐơn nghỉ phép và tăng ca, số dư phép theo thâm niên, kết chuyển cuối năm, trần giờ tăng ca.Bảng lươngKỳ lương, phiếu lương, BHXH, thuế TNCN, gửi email, nhân viên xác nhận hoặc khiếu nại.