Tạo đơn nghỉ phép
Chọn loại nghỉ, khoảng ngày, buổi sáng hoặc chiều (khi nghỉ 1 ngày) và lý do. Form hiện ngay số ngày tính phép và số ngày còn lại sau đơn.
Nhân sự · Nghỉ phép & tăng ca
Xin nghỉ, tăng ca: duyệt nhanh, số dư luôn đúng
Nhân viên gửi đơn nghỉ phép hoặc tăng ca trên hOne, người duyệt thấy ngay số dư và các cảnh báo. Đơn đã duyệt tự vào bảng công và tính lương, không phải nhập lại.
Vấn đề
Phép và tăng ca thường nằm trong tin nhắn và file Excel
Đơn gửi qua Zalo, số dư phép ghi trong sổ của kế toán, giờ tăng ca báo miệng. Đến kỳ lương không ai chắc con số nào đúng.
- Không rõ nhân viên còn bao nhiêu ngày phép, nhất là người vào giữa năm hoặc có thâm niên.
- Tăng ca không có trần: một đơn quá nhiều giờ vẫn được duyệt và trả lương.
- Phép còn dư cuối năm bị quên, hoặc mỗi người xử lý một kiểu.
Giải pháp
Số ngày nghỉ do hệ thống tính, không do tự khai
hOne tính số ngày nghỉ theo lịch làm việc của từng người, trừ ngày lễ và ngày không làm. Số dư phép lấy từ chính các đơn đã gửi. Tăng ca có trần giờ, vượt trần thì admin phải ghi chú mới duyệt được.
Tính năng chính
Nghỉ có lương, không lương
Có sẵn phép năm, nghỉ ốm, kết hôn, tang chế, thai sản, không lương và loại khác. Mỗi loại đánh dấu có lương hoặc không, nghỉ không lương sẽ trừ công.
Số dư và thâm niên
Phép năm mặc định 12 ngày, thêm 1 ngày mỗi 5 năm, tính theo tháng cho người vào hoặc nghỉ giữa năm. Đặt mức riêng theo vị trí hoặc từng người.
Cảnh báo khi duyệt
Người duyệt thấy cảnh báo khi vượt số dư, trùng chuyến công tác hoặc ngày đã đi làm. Công ty có thể bật chặn hẳn đơn vượt số dư.
Thu hồi hoặc rút ngắn
Với đơn đã duyệt, người duyệt có thể thu hồi toàn bộ hoặc rút ngắn khi kế hoạch đổi.
Đơn tăng ca
Gửi theo ngày, giờ bắt đầu và kết thúc, dự án và lý do. Loại ngày (thường, nghỉ, lễ) lấy theo lịch của nhân viên.
Trần giờ tăng ca
Mặc định 4 giờ một ngày thường, 12 giờ ngày nghỉ hoặc lễ, 40 giờ một tháng, 200 giờ một năm; chỉnh được. Vượt trần tháng hoặc năm, admin phải ghi chú mới duyệt được.
Kết chuyển phép cuối năm
Đặt chính sách cho từng loại phép: huỷ phần dư, chuyển tối đa N ngày (có hạn dùng) hoặc chuyển không giới hạn. Xem trước rồi chạy cho cả công ty.
Cách hoạt động
Cài số phép và trần tăng ca
Ở Quản trị → Chấm công, dùng Phép & Thâm niên cho số phép, thâm niên, kết chuyển và Cấu hình lương cho hệ số, trần giờ tăng ca.
Nhân viên gửi đơn
Vào Chấm công → Nghỉ phép hoặc Tăng ca, bấm Tạo đơn. Đơn đang chờ duyệt có thể tự huỷ.
Người duyệt xử lý
Tab Đơn cần duyệt hiện số dư và cảnh báo. Duyệt, hoặc từ chối kèm lý do bắt buộc. Đơn của chính mình cần người khác duyệt, trừ khi công ty cho admin duy nhất tự duyệt (có ghi dấu).
Vào bảng công và lương
Phép có lương, không lương và giờ tăng ca đã duyệt hiện trong Bảng công. Phép không lương trừ công, tăng ca vào phiếu lương theo hệ số.
Ví dụ thực tế
Đơn nghỉ phép rồi tăng ca của chị Lan
Chị Lan ở Công ty ABC xin nghỉ phép năm 2 ngày. Anh Minh là trưởng nhóm và duyệt đơn.
- Chị LanTạo đơn Phép năm từ thứ Năm đến thứ Sáu. Form hiện Còn lại 8/12 ngày, số ngày tính phép là 2 và còn lại sau đơn là 6.
- Anh MinhMở tab Đơn cần duyệt, thấy số dư đủ và không có cảnh báo, bấm Duyệt. Chị Lan nhận thông báo.
- Chị LanThứ Bảy tuần sau cần xử lý hồ sơ, chị gửi đơn tăng ca 09:00 đến 12:00 kèm tên dự án và lý do. Hệ thống xếp đây là ngày nghỉ.
- Anh MinhDuyệt đơn tăng ca. Hệ thống kiểm tra trần 12 giờ cho ngày nghỉ và 40 giờ trong tháng trước khi cho duyệt.
- Chị Hà (nhân sự)Khi chốt tháng, Bảng công hiện 2 ngày phép có lương và 3 giờ tăng ca đã duyệt của chị Lan, không phải nhập tay.
Kết nối với các phân hệ khác
Chấm côngĐơn đã duyệt hiện thành phép có lương hoặc không lương trong bảng công. Đơn chờ duyệt được cảnh báo trước khi chốt công.Bảng lươngPhép không lương trừ công. Giờ tăng ca đã duyệt thành dòng Lương tăng ca trên phiếu lương.Thông báoNgười duyệt và người gửi đơn nhận thông báo khi có đơn mới, được duyệt hoặc bị từ chối.
Câu hỏi thường gặp
Nghỉ nửa ngày được không?
Được khi nghỉ đúng 1 ngày: chọn Buổi sáng hoặc Buổi chiều, giờ lấy theo ca làm việc của bạn. Quản trị viên cũng có thể tạo đơn theo giờ cụ thể khi giao phép cho nhân viên.
Hết phép vẫn gửi đơn được không?
Mặc định hệ thống cảnh báo Vượt số dư cho người duyệt, người duyệt quyết định. Công ty có thể bật chặn hẳn đơn vượt số dư.
Tăng ca có tự trả lương không?
Đơn tăng ca đã duyệt vào dòng Lương tăng ca của phiếu lương, theo hệ số mặc định theo luật: 150% ngày thường, 200% ngày nghỉ, 300% ngày lễ, cộng phụ trội ban đêm. Bạn chỉnh được hệ số trong Cấu hình lương.
Phép dư cuối năm xử lý thế nào?
hOne chuyển phép theo chính sách bạn đặt: huỷ phần dư, chuyển có giới hạn hoặc không giới hạn. Chưa đặt chính sách thì phần dư bị huỷ. Nếu công ty chi trả phép dư, khoản này được thêm vào phiếu lương như một khoản cộng.
Ai duyệt đơn nghỉ phép?
Admin, người có quyền duyệt nghỉ phép, hoặc trưởng nhóm đối với thành viên nhóm mình (kể cả nhóm con). Đơn của chính người duyệt cần người khác xử lý.
Xem thêm: Công việc & Nhân sự
Công việc & dự ánKanban, danh sách, nhắc hạn, duyệt chấm sao KPI và dự án có giai đoạn, bàn giao, cổng khách hàng.Quản lý tài liệuThư mục, thùng rác, chia sẻ, soạn Word Excel, nhận file từ máy scan qua FTP, WebDAV và OCR tùy chọn.KPI & quy chếMẫu KPI có trọng số, đợt đánh giá, văn bản quy chế xác nhận đã đọc, phiếu phạt và phiếu thưởng.Chấm côngChấm công ảnh kép và GPS, bảng công tháng, duyệt và khoá công trước khi tính lương.Bảng lươngKỳ lương, phiếu lương, BHXH, thuế TNCN, gửi email, nhân viên xác nhận hoặc khiếu nại.