Trang việc cần làm của kho
Trang đầu gom 4 thẻ: Chờ nhập, Chờ xuất, Sắp hết, Phiếu nháp. Bấm một thẻ để mở danh sách đã lọc sẵn.
Kho
Biết hàng còn bao nhiêu trước khi chốt đơn
hOne ghi sổ kho ngay trong hệ thống bán hàng: đơn xác nhận thì giữ hàng, phiếu xuất ghi sổ thì trừ tồn, mỗi lần quét mã cho bạn biết hàng còn bao nhiêu. Quản trị viên bật module bằng "Bắt đầu quản lý kho".
Vấn đề
Tồn kho nằm trong Excel, đơn hàng nằm trong CRM
Thủ kho nhập tay vào bảng tính, nhân viên bán hàng không biết hàng còn hay hết, cuối tháng số liệu hai nơi lệch nhau.
- Nhân viên bán hàng chốt đơn khi kho đã hết vì không nhìn thấy tồn thực tế.
- Phiếu nhập xuất viết tay hoặc làm bằng Excel, khó tra ai xuất gì, khi nào, cho đơn nào.
- Xuất nhầm, xuất trùng, xuất âm kho nhưng không có quy tắc nào chặn lại.
Giải pháp
Một sổ kho gắn với đơn hàng
Tồn, đang giữ và có thể bán được tính từ sổ kho theo từng kho. Mọi thay đổi đều đi qua phiếu kho nên có dấu vết để đối chiếu, và các quy tắc kiểm soát chặn lỗi ngay lúc ghi sổ.
Tính năng chính
Tồn, đang giữ, có thể bán
Màn Tồn kho hiện Tồn, Đang giữ, Có thể bán theo từng kho. Lọc theo kho hoặc hàng sắp hết, xuất Excel. Giá vốn chỉ hiện với người có quyền xem.
Phiếu nhập, xuất, tồn đầu kỳ
Lập phiếu nhập, xuất khác và tồn đầu kỳ: lưu nháp, ghi sổ, đảo chứng từ và in mẫu 01-VT / 02-VT. Nhận hàng theo đơn mua hoặc xuất theo đơn hàng.
Tự giữ hàng theo đơn
Tự giữ hàng khi đơn đến trạng thái bạn chọn. Thiếu hàng thì chặn xác nhận, giữ phần có rồi bù khi hàng về, hoặc cho giữ vượt tồn. Có thể đặt hạn giữ theo ngày.
Quy tắc kiểm soát
Mỗi quy tắc đặt Tắt, Cảnh báo hoặc Chặn: xuất âm, xuất vượt số lượng đơn, xuất trùng, chứng từ lùi ngày, ghi sổ vào kỳ đã khoá. Xuất âm mặc định là Chặn.
Quét mọi loại mã
Màn Quét mã đọc mã vạch sản phẩm, serial, số phiếu, số đơn và mã GS1 có lô, hạn dùng, rồi gợi ý thao tác: nhập, xuất, thẻ kho, in tem. Dùng máy quét USB, Bluetooth hoặc camera.
In tem mã vạch
In tem giá, tem mã vạch, tem serial/IMEI và tem lô với khổ mm tuỳ chỉnh. Muốn tự thiết kế thì dùng mẫu "Tem / nhãn mã vạch" trong Mẫu tài liệu. Tem không có giá vốn.
Nhiều kho, nhiều loại kho
Thêm kho chính, kho chi nhánh, cửa hàng, kho trung chuyển, ký gửi và kho ảo. Mỗi kho đánh dấu có được bán hay không, đặt kho mặc định cho phiếu mới.
Cách hoạt động
Bật module và nạp tồn đầu kỳ
Quản trị viên vào Kho và chạy "Bắt đầu quản lý kho". Tồn đầu kỳ lấy từ số tồn đang có trên sản phẩm (mặc định), từ bảng tồn cũ theo kho, hoặc để trống; hOne lập một phiếu tồn đầu kỳ cho mỗi kho.
Đặt kho và quy tắc
Trong Cài đặt kho, thêm các kho, chọn kho mặc định, trạng thái đơn nào thì tự giữ hàng, quy tắc nào chỉ cảnh báo và quy tắc nào chặn, cùng mẫu đánh số phiếu.
Nhập, xuất, quét hằng ngày
Nhân viên kho lập phiếu hoặc quét mã. Đơn hàng xác nhận thì giữ hàng; xác nhận phiếu xuất kho của đơn hoặc ghi sổ phiếu xuất khác thì trừ tồn.
Theo dõi và đối chiếu
Xem thẻ kho của từng sản phẩm, lọc hàng sắp hết, xuất Excel tồn kho, đảo phiếu khi nhập sai và quay lại trang việc cần làm mỗi sáng.
Ví dụ thực tế
Cửa hàng Demo nhập hàng rồi xuất cho đơn của Công ty ABC
Cửa hàng Demo bán thiết bị văn phòng, có kho chính và một cửa hàng. Chị Lan phụ trách kho, anh Minh bán hàng.
- Chị LanMở trang Kho, thấy thẻ "Chờ nhập" có một dòng hàng đặt nhà cung cấp, bấm "Nhận hàng". hOne tạo sẵn phiếu nhập với đúng số còn phải nhận.
- Chị LanQuét mã vạch từng thùng, mỗi lần quét cộng thêm 1, kiểm lại số lượng rồi bấm "Nhập kho" để ghi sổ.
- Anh MinhXác nhận đơn của Công ty ABC. Đơn đang ở trạng thái đã chọn trong cài đặt nên hOne tự giữ hàng; cột Có thể bán của sản phẩm giảm tương ứng.
- Chị LanMở phiếu xuất, chọn "Theo đơn hàng" để lấy các dòng còn phải xuất, quét hàng rồi bấm "Xuất kho". Quét dư so với đơn thì quy tắc "Xuất vượt số lượng đơn" cảnh báo hoặc chặn theo cài đặt.
- Anh MinhCuối ngày lọc "Sắp hết" ở màn Tồn kho để biết mặt hàng cần đặt thêm, rồi chọn các sản phẩm vừa về và bấm "In tem".
Kết nối với các phân hệ khác
Sản phẩmSản phẩm là danh mục hàng để kho ghi sổ; dịch vụ, hàng số, thuê bao không bao giờ trừ kho.Đơn hàngĐơn hàng xác nhận thì giữ hàng; phiếu xuất kho của đơn trừ tồn trong sổ kho.Đóng gói & giao hàngPhiếu xuất kho là đầu vào của đóng gói và giao hàng; giao xong thì phiếu xuất được cập nhật.Sản xuấtLệnh sản xuất xuất nguyên vật liệu và nhập thành phẩm bằng chính các phiếu kho.Mẫu tài liệuMẫu in tem mã vạch và biểu mẫu chứng từ kho được thiết kế trong Mẫu tài liệu.
Câu hỏi thường gặp
Module kho có bật sẵn không?
Quản trị viên bật bằng nút "Bắt đầu quản lý kho" khi doanh nghiệp sẵn sàng; sau đó mọi người dùng thấy menu Kho. Có thể tắt lại, sổ kho được giữ nguyên nhưng đơn và phiếu xuất không còn trừ kho.
hOne tính giá vốn thế nào?
hOne dùng giá vốn bình quân gia quyền tức thời. Phạm vi giá vốn chọn được: chung theo công ty, riêng từng kho hoặc chung toàn hệ thống.
Có cho phép tồn âm không?
Tuỳ quy tắc "Chống xuất âm / xuất khống": đặt Tắt, Cảnh báo hoặc Chặn, mặc định là Chặn. Quy tắc này dùng chung với tuỳ chọn "Cho phép tồn âm" trong cấu hình sản phẩm.
Có quản lý lô, hạn dùng, serial không?
Có ở mức quét và in tem: Quét mã đọc được serial và mã GS1 có lô, hạn dùng; serial hiện trạng thái, khách và hạn bảo hành; có tem serial và tem lô. Tồn được theo dõi theo từng kho.
Dịch vụ hoặc hàng số có bị trừ kho không?
Không. Dịch vụ, hàng số, thuê bao và bản quyền không bao giờ trừ kho. Dòng hàng tự do (không gắn sản phẩm) mặc định không tính là hàng kho, bạn có thể bật tuỳ chọn này nếu muốn kiểm soát.
Ai nhìn thấy giá vốn?
Chỉ người có quyền xem giá vốn mới thấy giá vốn bình quân, giá trị tồn và giá trị phiếu. Với người khác các cột này không hiện, và tem in ra không bao giờ có giá vốn.
Xem thêm: Kho & sản xuất
Báo cáo22 báo cáo theo 8 nhóm, tổng quan có biểu đồ, xuất PDF hoặc Excel, gửi email theo lịch, trợ lý AI.Đóng gói & giao hàngĐóng gói có kiểm hàng, giao bằng tài xế hoặc hãng vận chuyển, COD và bằng chứng giao hàng.Sản xuấtBOM, lệnh sản xuất và gia công ngoài, giá thành tự tính, truy xuất lô, ghi sổ qua Kho.