Ba cách tạo hóa đơn
Tạo thủ công, tạo từ các phiếu thanh toán đã xác nhận, hoặc tự tạo nháp khi khách điền form thông tin hóa đơn sau khi thanh toán đơn hàng.
Tài chính · Hóa đơn điện tử
Xuất hóa đơn điện tử ngay từ đơn hàng, không gõ lại
hOne kết nối với EasyInvoice (Softdreams). Bạn lập hóa đơn từ đơn hàng hoặc phiếu thu, ký phát hành ngay trong hOne, và hóa đơn đã phát hành được đồng bộ về để đối chiếu với đơn, phiếu và tiền về.
Vấn đề
Xuất hóa đơn ở một nơi, đơn hàng và tiền ở nơi khác
Kế toán mở hai hệ thống: một cho đơn hàng và thu tiền, một cho hóa đơn. Thông tin người mua gõ lại từng lần, hóa đơn xuất sót hoặc xuất trễ so với tiền về.
- Gõ lại tên, mã số thuế, địa chỉ khách vào phần mềm hóa đơn, dễ sai.
- Không biết đơn hàng nào đã xuất hóa đơn, đơn nào còn thiếu.
- Hóa đơn nháp nằm quên, đến cuối tháng mới phát hiện.
Giải pháp
Lập, ký phát hành và đối chiếu hóa đơn trong cùng hệ thống
Hóa đơn nhận dữ liệu từ đơn hàng hoặc phiếu thu, hOne đẩy nháp lên EasyInvoice, bạn bấm Ký phát hành và hóa đơn được ký tại nhà cung cấp. Trạng thái, file PDF và số hóa đơn đồng bộ về hOne.
Tính năng chính
Tra mã số thuế
Nhập MST (10 số hoặc 10-3 cho chi nhánh) và bấm tìm, hOne điền tên và địa chỉ doanh nghiệp từ dữ liệu công khai.
Quy tắc nội dung hóa đơn
Viết lại tên dòng hàng khi hóa đơn tạo từ đơn: khớp theo chứa, chính xác, bắt đầu bằng hoặc regex, rồi thay thế, thêm đầu/cuối hoặc gộp nhiều dòng thành một.
Ký phát hành và hẹn giờ
Lưu nháp lên EasyInvoice rồi Ký phát hành, một hóa đơn hoặc hàng loạt. Có thể đặt trạng thái tự phát hành sau số phút hay vào giờ cố định.
Đồng bộ với EasyInvoice
Đồng bộ lên và về cho từng hóa đơn, hoặc nhập theo khoảng ngày. Bật tự đồng bộ định kỳ để lấy hóa đơn 7 ngày gần nhất và gắn khách theo MST.
Điều chỉnh, thay thế, hủy
Với hóa đơn đã ký có Điều chỉnh, Thay thế và Hủy hóa đơn (bắt buộc lý do). Các trạng thái Đã thay thế, Đã điều chỉnh, Đã hủy được ghi lại.
Gửi email và xem PDF
Gửi hóa đơn đã ký qua email, có thể tự gửi sau khi phát hành. Xem PDF đã ký hoặc tải PDF hàng loạt.
Giao diện thực tế
Cách hoạt động
Kết nối EasyInvoice
Ở trang Cấu hình hóa đơn điện tử, chọn EasyInvoice, nhập thông tin kết nối, ký hiệu và series, rồi bấm kiểm tra kết nối.
Tạo hóa đơn nháp
Từ đơn hàng, từ phiếu thu hoặc nhập tay. Dòng hàng đi qua quy tắc nội dung trước khi lưu.
Ký phát hành
Kiểm tra bản nháp, bấm Ký phát hành hoặc để hệ thống tự phát hành theo hẹn giờ. Số hóa đơn và PDF đã ký về lại hOne.
Gửi khách và đối chiếu
Gửi email hóa đơn cho khách; liên kết hóa đơn với phiếu thanh toán và giao dịch tiền về.
Ví dụ thực tế
Xuất hóa đơn sau khi Công ty ABC trả tiền
Công ty ABC chuyển khoản tiền đơn hàng, kế toán không phải gõ lại thông tin khách.
- Hệ thốngNhận tiền về có mã đơn hàng, tạo phiếu thu rồi gửi email cho khách xin thông tin xuất hóa đơn (bạn có thể tắt bước này).
- Chị LanLà nhân sự Công ty ABC, chị điền tên công ty, mã số thuế, địa chỉ trên form công khai.
- Hệ thốngTạo hóa đơn nháp theo các dòng hàng của đơn, gắn vào giao dịch tiền về.
- Kế toánMở view Nháp, kiểm tra dòng hàng, bấm Ký phát hành; hóa đơn chuyển sang Đã ký và có thể gửi email cho khách.
Kết nối với các phân hệ khác
Phiếu thu/chiTạo hóa đơn từ các phiếu thanh toán đã xác nhận cùng một đơn hoặc hợp đồng.Đơn hàngHóa đơn lấy dòng hàng, khách hàng từ đơn; đơn hiện rõ đã xuất hóa đơn hay chưa.Giao dịchHóa đơn tự động tạo được liên kết với giao dịch tiền về đã sinh ra nó.Khách hàngHóa đơn đồng bộ về được tự gắn khách hàng theo mã số thuế người mua.
Câu hỏi thường gặp
hOne hỗ trợ nhà cung cấp hóa đơn điện tử nào?
Hiện hOne kết nối EasyInvoice (Softdreams). Nếu bạn dùng nhà cung cấp khác, hãy liên hệ để được tư vấn.
Hóa đơn được phát hành ở đâu?
Hóa đơn được ký và phát hành tại EasyInvoice theo quy trình của nhà cung cấp này; hOne lưu trạng thái, file PDF và liên kết với đơn, phiếu, giao dịch.
Hóa đơn đã ký có sửa được không?
Hóa đơn đã ký không sửa trực tiếp. Bạn dùng Điều chỉnh, Thay thế hoặc Hủy hóa đơn, các thao tác này cần quyền phát hành.
Có phát hành hàng loạt được không?
Có. Chọn nhiều hóa đơn Nháp hoặc Chờ ký rồi bấm Phát hành. Ký số hàng loạt không hoàn tác nên hOne hiện cảnh báo trước.
Hóa đơn tự tạo có tự phát hành không?
Mặc định thì không: hóa đơn tạo từ form thông tin khách ở trạng thái nháp để kế toán kiểm tra. Nếu bạn đặt hẹn giờ tự phát hành cho một trạng thái, hóa đơn sẽ được phát hành đúng giờ đó.
Xem thêm: Tài chính & Kế toán
Giao dịchSổ giao dịch ngân hàng: lọc, phân loại danh mục, xác nhận, đối soát, liên kết phiếu và hóa đơn VAT.Phiếu thu/chiPhiếu thu/chi theo đơn, hợp đồng, dự án; mã QR VietQR, PDF, email, liên kết giao dịch ngân hàng.Đối soát ngân hàngNhập sao kê, nhận tiền về qua hSMS, tự khớp phiếu và đơn hàng, đối soát từng giao dịch.Ký sốKý số PDF qua AutoSign: profile ký, phân quyền, trình ký, nhật ký, gắn vào hợp đồng và đơn.